10 Tipps, um OneDrive zu organisieren und effizienter zu sein

onedrive

Microsoft Onedrive ist ein Cloud-Speicherdienst von Microsoft. Ein sehr praktisches Tool, das viele Benutzer bereits verwenden, aber nur wenige Menschen können das Beste daraus machen. Um sein volles Potenzial auszuschöpfen, präsentieren wir es Ihnen 10 Tipps, um OneDrive organisiert zu halten und effizienter zu arbeiten.

Die meisten Benutzer sind bereits mit den einfachsten OneDrive-Funktionen vertraut: Dateien speichern, synchronisieren und teilen von jedem Gerät, das mit dem Internet verbunden ist. Darüber hinaus ist bekannt, dass mit diesem Tool die Dokumentenverwaltung und die Zusammenarbeit zwischen Benutzern in Echtzeit einfacher wird Windows-Integration und in den Office-Suite-Anwendungen Microsoft 365.

OneDrive hat sich als wirklich nützlicher Dienst erwiesen. Soviel dazu einzelne Benutzer die eine persönliche Aufbewahrungslösung haben möchten Unternehmen unterschiedlicher Größe, die das Teilen und Bearbeiten gemeinsamer Dokumente in Echtzeit erfordern.

Seine grundlegenden Funktionen und Eigenschaften sind allgemein bekannt. Dank Cloud-Speicher Wir können Dokumente, Fotos, Videos und alle Arten von Dateien speichern, auf die wir jederzeit und von überall aus zugreifen können. Andererseits ist die automatische Synchronisation Dadurch können wir eine Sicherungskopie immer auf dem neuesten Stand halten, was immer praktisch ist.

Darüber hinaus bietet OneDrive Datenverschlüsselung und a Persönliche Tresorfunktion zum Schutz sensibler Dateien, was eine zusätzliche Authentifizierung erfordert.

Tipps zur effizienten Nutzung von OneDrive

Onedrive-Tipps

Es ist gut, alle Möglichkeiten und Funktionen von OneDrive zu kennen, aber Sie können noch viele weitere Vorteile aus diesem Dienst ziehen, indem Sie lernen, ihn intelligent zu nutzen. Da gehen sie 10 Tipps zur Verwendung von OneDrive mit dem wir für sehr wenig viel mehr erreichen können:

1- Behalten Sie eine rationale Ordnerstruktur bei

Der erste Gedanke unseres Dekalogs: Ordnung ist alles, insbesondere da wir immer mehr Dateien ansammeln. Um diese Ordnung aufrechtzuerhalten und zu verhindern, dass der Fall unser OneDrive übernimmt, wird dies empfohlen Erstellen Sie Ordner mit klaren und aussagekräftigen Namen. Gleichzeitig müssen wir Organisieren Sie unsere Dateien in logische Kategorien (es ist besser praktisch als originell zu sein), damit wir die gesuchten Dokumente schnell finden können.

2 – Verwenden Sie Tags und Schlüsselwörter

Einer der Mängel von OneDrive besteht darin, dass es keine nativen Labels hat. Das Positive daran ist, dass es uns ermöglicht Fügen Sie Schlüsselwörter zu Dateinamen hinzu (auch in den Metadaten) nach eigenen Kriterien. Der Zweck besteht darin, die Durchführung spezifischer Suchen zu erleichtern.

3- Vermeiden Sie doppelte Dateien

Wenn eine Datei unabhängig von ihrer Art nicht gut organisiert ist, kann es leicht zu Fehlern kommen, z. B. zu wiederholten oder doppelten Dateien. Oder Sie haben am Ende mehrere Kopien derselben Datei. Um dies zu vermeiden, ist es notwendig, die zu bedienen OneDrive-Versionierungssystem. Dadurch können wir eine einzige aktive Version beibehalten, obwohl frühere Versionen immer zur Einsichtnahme verfügbar sind. Ohne Zweifel einer der besten Tipps für die Nutzung von OneDrive.

4 – Automatische Ordnersynchronisierung

Vielen Nutzern ist das nicht bewusst OneDrive synchronisiert automatisch die wichtigsten Ordner auf unserem PC (oder diejenigen, die wir entscheiden). Dies ist eine Garantie dafür, dass wir jederzeit über eine aktualisierte Sicherungskopie Ihrer wichtigen Dateien verfügen können.

5- Konfigurieren Sie den Schnellzugriff

In OneDrive haben wir auch die Möglichkeit dazu Verknüpfungen konfigurieren die wir zu den Dateien oder Ordnern hinzufügen können, die wir für am wichtigsten halten oder auf die wir am häufigsten zugreifen. Auf diese Weise stehen sie uns immer einfacher und direkter zur Verfügung.

6- Effiziente Nutzung der OneDrive-Suchmaschine

Unterschätzen Sie nicht die Fähigkeiten dieses Tools. Die OneDrive-Suchmaschine ist wirklich leistungsstark und nützlich, wenn wir Dokumente schnell finden müssen. Darüber hinaus können wir die Suche nach Name, Dateityp und sogar Inhalt filtern.

7- Leeren Sie den Papierkorb regelmäßig

Dies ist ein Ratschlag für OneDrive, der aber auch für andere Bereiche gilt: Sie müssen Beseitigen Sie unnötige Dateien, die sinnlos Platz beanspruchen. Und leeren Sie von Zeit zu Zeit den Papierkorb. Auf diese Weise können wir Speicherplatz freigeben und gleichzeitig unseren Speicher immer auf dem neuesten Stand halten.

8- Aktivieren Sie die Funktion „Dateien auf Abruf“.

Eine praktische Option, die uns einen interessanten Vorteil verschafft: Wir könnenSie können alle unsere Dateien im Explorer sehen, ohne dass sie lokalen Speicherplatz belegen, wobei jedes Mal nur das heruntergeladen wird, was benötigt wird. Auf Benutzerwunsch.

9 – Zusammenarbeit in Echtzeit

Besonders für bestimmte Fälle oder bestimmte Benutzerprofile sind die Echtzeit-Kollaborationsfunktionen von OneDrive sehr praktisch. Das können Sie zum Beispiel Dateien teilen mit einer Gruppe von Freunden oder Kollegenund weist die entsprechenden Berechtigungen zu um zu entscheiden, wer sie bearbeiten darf und wer nur zum Anzeigen berechtigt ist.

10- Persönlicher OneDrive-Tresor

Der letzte unserer Tipps zur Nutzung von OneDrive, um diesen Dienst optimal zu nutzen, ist die Verwendung des Personal Vault. Wir könnten diese Funktion als reell beschreiben sicher in dem die heikelsten Dateien gespeichert werden. Sein zusätzliche Sicherheitsebene, mit Multi-Faktor-Authentifizierung, ist die Garantie dafür, dass alles sicher ist.


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