Wir müssen zugeben: Wir sind alle lesefauler geworden, zumindest wenn es um den Umgang mit langen und umfangreichen Texten im Zusammenhang mit unserer Arbeitstätigkeit geht. Aus diesem Grund wurde die neueste Verbesserung für das meistgenutzte Texttool der Welt sehr gut angenommen, wodurch wir Zeit und Aufwand sparen können: Microsoft Word führt automatische Zusammenfassungen mit KI ein.
Die Wahrheit ist, dass es sich um eine lang erwartete Funktion handelt, die dank der Integration von nun Realität ist Copilot-KI in dieser Microsoft 365-Anwendung. In diesem Beitrag erklären wir, wie es funktioniert.
Die Informationen, die Microsoft zu dieser neuen Funktion bereitgestellt hat, ermöglichen es uns, besser zu verstehen, wie sie funktionieren wird: die Word-Funktion für automatische Zusammenfassungen Es wird jedes Mal automatisch aktiviert, wenn wir eine Datei öffnenund zeigt uns die wesentlichen Punkte des betreffenden Textes. So müssen wir unsere kostbare Zeit nicht mehr mit dem Lesen verschwenden.
Durch Stephanie Visser, Produktmanager des Word-Teams, eines der Probleme, mit denen wir konfrontiert sind, ist überschüssiger Inhalt. Dies führt zu einem zunehmenden Bedarf an Werkzeugen zur korrekten Verarbeitung von Informationen. «Microsoft Copilot – sagt Visser – kann helfen, diese Situation zu entschärfen, indem es oben in Word-Dokumenten eine automatische Zusammenfassung bereitstellt.“
Wie funktioniert es?
Das Interessanteste an Words künstlichem Intelligenz-Tool zum automatischen Zusammenfassen eines Textes oder Dokuments ist, dass Sie keine Funktion aktivieren müssen. Copilot Es handelt standardmäßig, ohne dass ihm Anweisungen gegeben werden müssen.
Sobald Sie eine Datei öffnen, erscheint auf dem Bildschirm ein bestimmtes Feld zwischen dem ersten Blatt und dem Menüband unter dem Titel Copilot-Zusammenfassung (wie im Bild über diesen Zeilen zu sehen). Dieses Feld wird komprimiert angezeigt, sodass wir nur die ersten Zeilen der Zusammenfassung sehen können, die aus dem betreffenden Dokument erstellt wurde. Um die vollständige Zusammenfassung anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Mehr anzeigen“.
Von Microsoft versichern sie, dass diese Word-KI-Funktion zum Erstellen automatischer Zusammenfassungen dient kann mit Texten zwischen 300 und 80.000 Wörtern arbeiten. Dies ist viermal mehr als die Höchstgrenze, die festgelegt wurde, als zum ersten Mal bekannt wurde, dass dieses Tool entwickelt wurde.
Ein Aspekt, der später sicherlich verfeinert wird, ist die Fähigkeit dieser Funktion, in Echtzeit zu arbeiten. Das heißt, wenn wir dem zusammengefassten Text ein neues Fragment hinzufügen, fasst Copilot es nicht automatisch zusammen. Wir müssen das verwenden Schaltfläche „Nach neuer Zusammenfassung suchen“. dass er es tut.
Fassen Sie zusammen und teilen Sie es
Eine weitere Möglichkeit, die uns dieses Tool bietet, ist: Generieren Sie Zusammenfassungen, wenn Sie ein Dokument freigeben zum Beispiel mit anderen Kollegen. Dies funktioniert natürlich beim Umgang mit unverschlüsselten Dokumenten.
Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie Folgendes tun:
- Zunächst müssen wir zum betreffenden Dokument gehen und die Schaltfläche auswählen "Teilen".
- Im neuen Fenster, das sich öffnet, wählen wir das aus Copilot-Symbol.
- Dann klicken wir "Nachricht hinzufügen."
Von dort aus generiert Copilot eine Zusammenfassung des Dokuments, damit wir es einfacher teilen können, obwohl der Benutzer immer die Möglichkeit hat, diese Zusammenfassung zu überprüfen und zu bearbeiten. Auf diese Weise erhalten unsere Mitarbeiter nach der Freigabe der Word-Datei eine Email Benachrichtigung in dem die von der KI generierte Zusammenfassung enthalten sein wird.
Eine Funktion mit sehr praktischem Nutzen
Es gibt unzählige Situationen, in denen diese neue Word-KI-Funktion für automatische Zusammenfassungen sehr nützlich sein wird. Die Schüler können die Hauptgedanken einer schriftlichen Aufgabe oder Lektion herausarbeiten; Viele Fachleute aus verschiedenen Bereichen wiederum finden angesichts der Notwendigkeit und Verpflichtung, lange und umständliche offizielle Texte (Berichte, Verträge usw.) zu lesen, in dieser Funktion der künstlichen Intelligenz eine praktische Lösung.
Es gibt jedoch etwas, das wir beachten müssen: Die Qualität der Zusammenfassung kann je nach Komplexität und Art des Textes höher oder niedriger sein.. Aus diesem Grund ist es immer ratsam, die von Copilot erstellte Zusammenfassung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie alle wichtigen Punkte enthält. Vielleicht bedeutet das, das Dokument schnell zu überfliegen, was genau die Arbeit ist, die wir vermeiden wollen.
Dieses wertvolle Synthesetool wird in allen Versionen von Word für Windows, Mac und Web verfügbar sein. Natürlich, um es nutzen und alle Vorteile genießen zu können Ein kostenpflichtiges Abonnement für Copilot ist erforderlich (das vom Microsoft 365-Abonnement getrennt ist).
Wenn Sie weitere der vielen Funktionen kennenlernen möchten, die uns Microsoft AI bietet, laden wir Sie ein, einige unserer vorherigen Beiträge zu lesen: So greifen Sie auf Copilot Notepad zu und welche interessanten Funktionen es bietet y Copilot in Outlook: Ihr persönlicher Assistent zum effizienten Schreiben von E-Mails.