Das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft 365, Excelist bekannt für seinen großen Nutzen bei der Ausführung aller Arten von Buchhaltungs- und Finanzaufgaben. Es verfügt jedoch auch über einige weitaus weniger bekannte Funktionen, die in bestimmten Situationen eine große Hilfe sein können. In diesem Beitrag sagen wir es Ihnen, ohne weiter zu gehen So versenden Sie E-Mails direkt aus Excel.
Der offensichtlichste Fall ist, wenn die Notwendigkeit besteht, die Daten aus der Tabelle, an der wir arbeiten, zu kommunizieren oder zu teilen. Es gibt eine sehr bequeme Möglichkeit, dies zu tun, ohne die Anwendung verlassen zu müssen.
Vorteile des E-Mail-Versands aus Excel
Die Kombination der Vorteile von Excel mit denen von Outlook führt zu einem sehr interessanten Ergebnis: der Möglichkeit von eine riesige Menge an Informationen teilen (Daten, Berechnungen, Grafiken, Statistiken, Dokumente usw.) per E-Mail. Unter den Vorteilen können wir folgende hervorheben:
- Rapidez, da die Server beider Dienste synchronisiert sind.
- Sicherheit. Excel behält eine Kopie der in der E-Mail enthaltenen Daten. Andererseits führt Outlook auch ein Backup durch.
- Kompatibilität: Es ist möglich, E-Mails über Gmail und Hotmail zu versenden.
Vorheriger Schritt: Synchronisierung
Diese Möglichkeit wird vorhanden sein solange Ihre Microsoft Office-Einstellungen ordnungsgemäß mit Outlook als Standard-E-Mail-Adresse synchronisiert sind. In diesem Fall können wir jede Art von Dokument als E-Mail-Anhang versenden. Falls diese Synchronisierung nicht konfiguriert ist, müssen wir sie durchführen. Sie müssen nur ein paar einfache Schritte befolgen:
- Zuerst Wir öffnen Outlook.
- Dann werden wir "Aufzeichnungen".
- Wir klicken auf "Optionen" und dann gehen wir zu "Allgemeines".
- In den Startoptionen Wir aktivieren die Registerkarte Outlook als vordefiniertes Programm für E-Mails, Kontakte, Kalender usw.
- Schließlich klicken wir auf OK.
Sobald der vorherige Synchronisierungsschritt abgeschlossen ist, erläutern wir im Detail, was zum Versenden von E-Mails aus Excel getan werden muss.
Senden Sie E-Mails aus Excel
Um das Excel-Dienstprogramm zum direkten Versenden von E-Mails zu verwenden, haben wir zwei Möglichkeiten: mit oder ohne Makros. An dieser Stelle ist es erwähnenswert, dass wir die in einem Excel-Dokument enthaltene Befehlsfolge als Makro bezeichnen. Wir erklären Ihnen, wie Sie in diesen beiden Fällen vorgehen:
Keine Makros
Dies ist die nächste Methode Standardeinstellung in Outlook. Die Anwendung ist dafür verantwortlich, eine Kopie der Excel-Datei oder des Excel-Dokuments zu erstellen und diese an den vom Benutzer angegebenen Empfänger zu senden. In diesem Fall wird die Datei im PDF-Format gesendet. Folgendes sollten wir tun:
- Zuerst gehen wir zu Excel und wählen im Menüband oben aus "Aufzeichnungen".
- Dann klicken wir auf «E-Mail teilen».
- Als nächstes markieren wir die Option von Daten als Anhänge versenden und wir geben "Senden".
mit Makros
Diese Möglichkeit erfordert, dass wir die Programmiersprache verwenden VBA (Visual Basic für Anwendungen), was Microsoft normalerweise verwendet, um die Funktionen seiner Programme zu erweitern. Um eine E-Mail aus Excel und mit Makros zu versenden, müssen Sie die Datei korrekt speichern. Dazu gehen wir folgendermaßen vor:
- Das erste, was zu tun ist, Speichern Sie die Tabelle unter „Dateien“. als Makrofähige Excel-Arbeitsmappe (als Dialogfeld und Auswahl eines Ordners mit einem eindeutigen Namen).
- Anschließend müssen Sie die mit Makros synchronisierte Excel-Arbeitsmappe öffnen.
- Wir drücken F11 ermöglichen Microsoft Visual Basic.
- Automatisch, a Code auf die wir durch einen Doppelklick zugreifen können DiesesArbeitsbuch. Als nächstes fügen wir den Code in das neue Fenster ein, das sich öffnet.
- Dann ersetzen wir die E-Mail durch die Empfängeradresse online.
- Zum Abschluss schließen wir Microsoft Visual Basic und klicken auf "Senden".
Für die Ausführung müssen wir die Option „mit Makros“ auswählen Massensendungen. In diesem speziellen Fall müssen Sie lediglich ein VBA-Makro erstellen und den Code programmieren (konfigurieren), um den Massen-E-Mail-Versand zu automatisieren.