Neben vielen anderen praktischen Funktionen ermöglicht uns Outlook die Erstellung von Ordnern, in denen wir eine Reihe relevanter Elemente zum gleichen Thema gruppieren können. Beispielsweise ist es möglich, einen Ordner für E-Mails, einen weiteren für den Kalender, einen weiteren für Kontakte und sogar einen für Aufgaben zu erstellen. In diesem Beitrag erklären wir es So erstellen Sie Ordner in Microsoft Outlook und so eine intelligentere Verwaltung dieses Tools erreichen.
Dies ist wichtig, da es immer noch viele Benutzer gibt, die ihre Konten verwalten E-Mail unregelmäßig und ineffektiv. Es ist eine Schande, ein so praktisches Tool wie Outlook zu haben und nicht das Beste daraus zu machen, oder? Hier werden wir sehen, wie es geht, egal ob wir es auf einem Desktop-Computer oder einem mobilen Gerät verwenden.
Warum Ordner in meinem E-Mail-Konto erstellen?
Mit der Zeit, wenn wir Nachrichten und Kontakte ansammeln, wird die korrekte Verwaltung unseres E-Mail-Kontos chaotisch. Obwohl die unschätzbare Hilfe der SuchmaschineOft können wir stundenlang nach einer wichtigen E-Mail suchen, die wir wiederherstellen müssen.
Stattdessen Alles ist viel einfacher, wenn wir unsere Nachrichten in Ordnern organisieren. Wenn wir ein persönliches Konto verwalten, können wir Ordner für jeden Aspekt unseres Lebens erstellen: Freunde, Familie, Arbeit, Freizeit ...
Diese Arbeit ist umso wichtiger, wenn wir darüber sprechen professionelle E-Mail-Konten, das heißt, diejenigen, mit denen wir arbeiten. Eine mögliche Klassifizierung der Inhalte in Ordnern könnte darin bestehen, E-Mails in Kategorien wie Kunden, Lieferanten, Rechnungen, Beschwerden, Vorschläge, sonstige Dokumente usw. zu gruppieren. Mit anderen Worten: Bringen Sie Ordnung ins Chaos.
Um einen noch höheren Organisationsgrad zu erreichen, besteht die Möglichkeit Unterordner erstellen. Um zum vorherigen Beispiel zurückzukehren: Wir könnten im Kundenordner eine Reihe von Unterordnern hinzufügen, einen für jeden unserer Kunden. Je präziser die Klassifizierung, desto agiler wird unsere Arbeit.
Schritte zum Erstellen von Ordnern in Outlook
Nachdem wir nun alle Vorteile kennen, die uns die Organisation unserer E-Mails in Ordnern bietet, sehen wir uns an, wie wir mit der Organisation in Microsoft Outlook beginnen können. Als erstes müssen wir wissen, wie man einen neuen Ordner erstellt. Natürlich müssen wir das zuallererst tun Öffnen Sie die Outlook-Anwendung auf unserem Gerät und wählen Sie „Mail“.. Anschließend sind folgende Schritte zu befolgen:
Klicken Sie auf Neuer Ordner
Innerhalb von „Mail“ klicken wir auf die Option "Neuer Ordner" (Neuer Ordner wenn Sie die englische Version verwenden). Durch diese Aktion wird ein neuer Ordner erstellt.
Geben Sie den Namen Ihrer Wahl ein
Der nächste Schritt besteht darin, den neu erstellten Ordner zu benennen. Dazu schreiben wir in das Feld "Name". Wichtig ist, dass der Name klar und präzise ist, damit kein Zweifel darüber besteht, welche Art von E-Mails darin gespeichert werden.
Nach dem Klicken "Akzeptieren", Der neu erstellte und benannte Ordner steht im linken Bereich der Outlook-E-Mail zur Verfügung und kann nach Belieben verwendet werden.
Verschieben Sie E-Mails in den erstellten Ordner
Sobald der neue Ordner erstellt ist, müssen wir nur noch Archivieren Sie dort die entsprechenden Nachrichten. Dies ist eine ziemlich aufwändige Aufgabe, insbesondere wenn viele E-Mails zur Klassifizierung anstehen. Wenn wir jedoch fertig sind, werden wir uns in Bezug auf die Verwaltung und Ordnung unseres E-Mail-Kontos erheblich verbessert haben.
Unterordner erstellen
Eine höhere Klassifizierungsstufe ist möglich Erstellen Sie Unterordner innerhalb bereits erstellter Ordner. Dies ist sehr einfach, Sie müssen es nur tun Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner. Es werden eine Reihe von Optionen angezeigt, z. B. „Ordner leeren“ oder „Alle Nachrichten als gelesen markieren“. Die Option, die wir wählen müssen, ist logischerweise „Unterordner erstellen“.
Vorteile von Ordnern in Microsoft Outlook
Sich an die Arbeit mit Ordnern in Microsoft Outlook zu gewöhnen, kann uns viele Vorteile bringen. Hier sind einige Beispiele:
- Halten Sie alle Informationen organisiert. Das ist der Hauptzweck von all dem. Wenn wir nach einer E-Mail suchen, hilft uns die Ordnerstruktur, die wir nach unseren eigenen Kriterien erstellt haben, dabei, zu wissen, wo sie zu finden ist.
- Verschieben Sie Nachrichten von einem Ordner in einen anderen, Dadurch können wir verwandte E-Mails viel einfacher finden. Um E-Mails innerhalb von Ordnern zu verschieben, ziehen Sie sie einfach einzeln oder mehrere gleichzeitig.
- Leere Ordner, eine Option, auf die wir zugreifen, indem wir mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken. Dies ist eine Aktion, die uns beim Löschen großer Mengen an E-Mails, die wir nicht mehr benötigen, viel Zeit und Mühe ersparen kann.
Organisation nach Farben
Neben Ordnern bietet uns Microsoft Outlook auch die Möglichkeit, unsere E-Mail-Nachrichten mithilfe von Ordnern zu klassifizieren und zu organisieren farbige Etiketten. Jeder von ihnen dient dazu, eine Kategorie zuzuordnen und vor allem, damit wir sie einfacher betrachten können.
Sowohl die Farben als auch die Namen der Etiketten können nach unseren eigenen Vorlieben und Bedürfnissen angepasst werden. All dies kann über das verwaltet werden Setup-Menügehe zur Registerkarte "Allgemeines" und wählen Sie dort die Option "Kategorien".