Die Integration von Microsoft 365 in die Workflows zur Inhaltsfreigabe und -veröffentlichung ist für jedes Unternehmen, das agil, sicher und gut koordiniert arbeiten möchte, unerlässlich geworden . Heutzutage sind Dokumente, E-Mails, Formulare und kollaborative Aufgaben in nahezu allen Bereichen relevant. Werden diese Prozesse nicht automatisiert, geht viel Zeit verloren und Fehler nehmen zu.
Dank Tools wie Power Automate, SharePoint, Teams, Outlook, Forms und Dataverse ist es möglich, robuste Genehmigungsworkflows für Dokumente, Urlaubsanträge, Rechnungen, Verträge oder Webinhalte einzurichten, mit E-Mail- und Teams-Benachrichtigungen, Anhängen, die nicht beschädigt werden, und vollständiger Nachverfolgbarkeit vom ersten Klick bis zur endgültigen Veröffentlichung.
Was ist ein Genehmigungsworkflow in Microsoft 365?
Ein Genehmigungsworkflow ist eine Abfolge von Aktionen, die beginnt, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt (z. B. wird ein Formular eingereicht oder ein Element in SharePoint erstellt) und den gesamten Prozess der Überprüfung und Entscheidung über diesen Inhalt steuert: Anfrage, Genehmigung oder Ablehnung, Benachrichtigungen, Statusaktualisierungen und gegebenenfalls Veröffentlichung.
Im Microsoft 365-Ökosystem ist Power Automate die zentrale Plattform zur Steuerung dieser Workflows . Damit lassen sich Dienste wie SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business oder Education, Zendesk, WordPress und viele weitere verbinden, sodass die Geschäftslogik nicht von verstreuten manuellen Aktionen abhängt, sondern von klaren und wiederholbaren Regeln.
Diese Art von Arbeitsabläufen ermöglicht es beispielsweise, dass eine Änderung an einem sensiblen Datensatz erst dann wirksam wird , wenn die letzte Person in der Kette sie genehmigt hat: Wenn jemand das Kreditlimit eines Kunden oder den Preis eines Produkts ändert, wird der neue Wert innerhalb des Arbeitsablaufs „zurückgehalten“, bis die Genehmigung abgeschlossen ist.
Die implementierbare Geschäftslogik reicht vom Hinzufügen und Aktualisieren von Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel, Konten) bis hin zum Erstellen von Einkaufs- und Verkaufsbelegen, dem Buchen von Finanzjournalen und dem Anlegen neuer Benutzer und der Änderung von Berechtigungen. All dies erfolgt mit einer klaren Protokollierung, wer wann was genehmigt hat.
Je nach Bedarf können Sie sequentielle oder parallele Genehmigungsworkflows erstellen . Bei der sequentiellen Genehmigung wird der Antrag nur dann an die nächste Person weitergeleitet, wenn die vorherige Person ihn genehmigt hat. Wird er abgelehnt, wird der Prozess abgebrochen. Bei der parallelen Genehmigung wird der Antrag gleichzeitig an mehrere Genehmiger gesendet, und der Workflow ist erst abgeschlossen, wenn alle eine Entscheidung getroffen haben.
Power Automate als Rückgrat der Genehmigungsprozesse
Power Automate ist das native Automatisierungstool von Microsoft 365, mit dem Sie Workflows erstellen können, ohne komplexen Code schreiben zu müssen. Mit wenigen Klicks erstellen Sie Workflows, die auf Ereignisse in Forms, SharePoint, Outlook, Teams, Dataverse oder Drittanbieteranwendungen reagieren und den gesamten Genehmigungsprozess verwalten.
Die wichtigste Aktion für diese Szenarien ist „Genehmigungen – Starten und auf eine Genehmigung warten“ . Wenn Sie diese Aktion zu Ihrem Workflow hinzufügen, wird automatisch eine Genehmigungsanfrage generiert, die im Power Automate-Genehmigungscenter und in der Power Automate-Mobil-App angezeigt wird und außerdem E-Mail- und Teams-Benachrichtigungen auslösen kann.
Mit dieser Aktion können Sie sehr unterschiedliche Abläufe erstellen: Rechnungsfreigabe, Arbeitsaufträge, Verkaufsangebote , Urlaubsanträge, Überstunden, Reisepläne oder jeden internen Prozess, der ein formelles „Ja“ oder „Nein“ benötigt, bevor er fortgesetzt werden kann.
Eine der größten Stärken besteht darin, dass Genehmiger nicht an eine einzige Schnittstelle gebunden sind . Sie können direkt über Outlook-E-Mails antworten (Annahme oder Ablehnung), über das Genehmigungscenter im Power Automate-Portal oder über die mobile App, wenn sie nicht im Büro sind, was die Reaktionszeiten erheblich beschleunigt.
Darüber hinaus lässt sich Power Automate direkt in Microsoft Dataverse integrieren , was die Möglichkeit für fortgeschrittenere Szenarien eröffnet, wie z. B. langfristige Genehmigungen, strukturierte Speicherung von Entscheidungen und die anschließende Nutzung der Daten für Berichte oder Audits.
Vollständiges Beispiel: Urlaubs-Workflow mit Formularen, SharePoint, Outlook und Teams
Ein typisches und anschauliches Beispiel für die Integration von Microsoft 365 in Genehmigungsworkflows ist die Urlaubsverwaltung. Das Prinzip ist einfach: Ein Mitarbeiter füllt ein Formular aus, die Daten werden in SharePoint gespeichert, eine Genehmigungsanfrage wird an den Verantwortlichen gesendet, und je nach Antwort werden die Ergebnisse mitgeteilt und der Anfragestatus aktualisiert.
Ein grundlegender Ablauf kann diesem allgemeinen Schema folgen:
Starten Sie den Workflow mit Microsoft Forms oder SharePoint.
Der Prozess beginnt auf zwei gängige Arten:
- Microsoft Forms-FormularDer Mitarbeiter stellt eine Anfrage mit Datum, Art der Abwesenheit, Kommentaren usw. Der Workflow wird ausgelöst, sobald eine neue Antwort eingeht.
- SharePoint Online-ListeDer Auslöser ist „Wenn ein Eintrag in einer Liste erstellt wird, die Urlaubsanträgen gewidmet ist“.
Bei Formularen ist es üblich, dass im Workflow zunächst ein Element in einer SharePoint-Liste mit den Formularinformationen erstellt wird, sodass alle Anfragen an einem zentralen Ort gesammelt werden und sich leicht filtern, prüfen oder mit anderen Daten abgleichen lassen.
SharePoint-Listenstruktur
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, empfiehlt es sich, von Anfang an eine Genehmigungsliste in SharePoint Online einzurichten . Für Urlaubsanträge wäre beispielsweise die minimal sinnvolle Anzahl an Spalten:
- Name: einzelne Textzeile.
- Startdatum: Datums- und Zeitformat.
- Endtermin: Datums- und Zeitformat.
- Mitteilung: einzeiliger Text (oder mehrere, wenn Sie mehr Details wünschen).
- aprobado: Ja/Nein-Feld, das das Ergebnis angibt.
- Kommentare des Administrators oder Managers: Einzeiliger Text zur Erläuterung der Gründe für die Entscheidung.
Es ist wichtig, die Website-URL und den genauen Listennamen zu notieren , da Sie diese beim Einrichten des Triggers in Power Automate benötigen.
Erstellung des automatisierten Cloud-Workflows
In Power Automate sieht der Standard-Startvorgang wie folgt aus:
- Geben Sie ein Meine Flows und wählen Sie „Neuer Workflow > Automatisierter Cloud-Workflow".
- Geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel „Urlaubsgenehmigung – M365“.
- Wählen Sie in SharePoint als Auslöser „Wenn ein Element erstellt wird“ (oder in Forms „Wenn eine Antwort gesendet wird“, falls Sie dort beginnen).
- Konfigurieren Sie den Auslöser, indem Sie ihn angeben. Websiteadresse und Listenname entsprechend der erstellten Liste.
Power Automate bietet einen neuen und einen klassischen Designer an ; beide folgen einem sehr ähnlichen Muster: Sie wählen die Auslöserkarte aus, geben die Parameter ein und fügen dann weitere Aktionen hinzu.
Rufe das Profil des anfragenden Benutzers ab
Es empfiehlt sich, direkt nach dem Auslöser eine Profilaktion hinzuzufügen (z. B. „Benutzerprofil abrufen“ in Microsoft 365). Dadurch erhalten Sie Zugriff auf den vollständigen Namen, die E-Mail-Adresse und weitere Daten des Benutzers, die Sie anschließend in der Genehmigungsanfrage und in Benachrichtigungen wiederverwenden können.
Freigabe mit Power Automate
Im nächsten Schritt wird die Aktion „Starten und auf Genehmigung warten“ hinzugefügt . Dort definieren Sie Folgendes:
- Genehmigungsart (zum Beispiel „Genehmigen/Ablehnen – Ersthelfer“, wenn es ausreicht, dass der Ersthelfer entscheidet, oder Modelle mit mehreren Genehmigern).
- Genehmigungstitelwie zum Beispiel „Antrag auf Urlaubsgenehmigung“.
- Zugewiesen anAngabe der Adresse der direkt verantwortlichen Person, einer Sicherheitsgruppe oder eines bestimmten Teams.
- Zusätzliche Details wie Datumsangaben, Kommentare von Mitarbeitern oder Links zum SharePoint-Element.
Zu diesem Zeitpunkt wird die Anfrage im Power Automate Approval Center erstellt und die entsprechenden Benachrichtigungen werden an die konfigurierten Genehmiger gesendet.
Bedingungen für die Bearbeitung von Genehmigungen und Ablehnungen
Nach der Genehmigungsmaßnahme wird üblicherweise eine bedingte Prüfung eingefügt, um das Ergebnis der Genehmigung zu bewerten:
- Lautet das Ergebnis „Genehmigt“, werden bestimmte Aktionen ausgeführt.
- Lautet das Ergebnis „Abgelehnt“, wird ein anderer Weg beschritten.
Im Falle einer Genehmigung ist das übliche Verfahren wie folgt:
- Sende ein E-Mail (V2) an den Antragsteller mit Angabe, dass der Antrag genehmigt wurde, unter Nennung des Datums und etwaiger Kommentare des Genehmigenden.
- Aktualisieren Sie das SharePoint-Element Das Feld „Genehmigt“ mit „Ja“ markieren und das Feedback der verantwortlichen Person in der Kommentarspalte des Managers speichern.
- Optional kann eine Benachrichtigung generiert werden in Teams an den HR-Teamkanal oder die betroffene Abteilung.
Bei Ablehnungen ist das Vorgehen dasselbe, allerdings wird die E-Mail-Nachricht geändert, das Feld „Genehmigt“ auf „Nein“ aktualisiert und gegebenenfalls der Mitarbeiter gebeten, die Termine zu ändern oder neu zu terminieren.
Anhänge und Benachrichtigungen ohne Beschädigungsfehler
Eine der problematischsten Aufgaben ist der Umgang mit Anhängen im Workflow, insbesondere beim Versenden per E-Mail oder über Teams aus Formularen oder SharePoint-Listen. Sind Dateiinhalt (contentBytes) und MIME-Typ nicht korrekt konfiguriert, tritt häufig der Fehler „Datei beschädigt“ auf.
Entscheidend ist, den Dateiinhalt in allen Aktionen einheitlich zu verwenden : Wenn der Anhang in SharePoint gespeichert ist, empfiehlt es sich, die Aktion „Inhalt aus Datei abrufen“ zu nutzen und diesen Inhalt anschließend als Anhang in der E-Mail-Aktion oder Teams-Karte zu verwenden, anstatt verschiedene Verweise zu mischen. Bei korrekter Konfiguration wird dieselbe Datei, die sich in Excel Online aus der Liste öffnet, auch nahtlos in Outlook- und Teams-Benachrichtigungen geöffnet.
Sobald diese Anpassung erreicht ist (auch wenn dies einige Versuche erfordern mag), können Sie einen Workflow einrichten, bei dem Genehmiger und Empfänger voll funktionsfähige Anhänge erhalten, ohne auf die SharePoint-Website zugreifen zu müssen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie keine direkten Berechtigungen für die Bibliothek erteilen, aber das Dokument, das Teil des Prozesses ist, freigeben möchten.
Automatisierung, Produktivität und Kapitalrendite
Abgesehen vom Beispiel der Urlaubsplanung liegt der wahre Wert der Integration von Microsoft 365 und Power Automate in den allgemeinen Auswirkungen auf Produktivität und Kosten. Die Automatisierung wiederkehrender und kritischer Aufgaben verändert die Arbeitsweise von Teams grundlegend.
Erstens reduziert die Automatisierung den Zeitaufwand für Routineaufgaben wie das Sortieren von E-Mails, das Verschieben von Dateien, das Aktualisieren von Listen, das Erstellen von Berichten oder das Einstellen von Erinnerungen drastisch.
Zweitens sind automatisierte Prozesse deutlich weniger anfällig für menschliche Fehler . Durch den Wegfall manueller Schritte wie dem Weiterleiten von E-Mails, dem Aktualisieren von Statusmeldungen oder dem Anhängen von Dokumenten wird die Fehlerwahrscheinlichkeit drastisch reduziert. Dies führt zu einer höheren Informationsqualität und weniger späteren Korrekturen.
Ein weiterer, sehr wichtiger Aspekt der Mitarbeiterzufriedenheit ist , dass die Mitarbeiter durch die Befreiung von mühsamen Aufgaben sich auf kreativere und wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können, wie z. B. Analysen, die Entwicklung von Lösungen oder die Bereitstellung eines personalisierten Kundenservice.
Diverse Studien von Beratungsunternehmen wie Forrester, Deloitte und KPMG belegen, dass Projekte zur Prozessautomatisierung und RPA (Robotic Process Automation) sehr hohe Renditen erzielen können . Diese Studien berichten von ROI-Raten von 180 %, 186 % oder sogar mehr, Kostensenkungen von bis zu 75 % in bestimmten Bereichen und Produktivitätssteigerungen von 30 % oder mehr. Obwohl jedes Unternehmen einzigartig ist, deuten die Daten darauf hin, dass gut konzipierte Projekte dieser Art in der Regel sehr profitabel sind.
Praxisbeispiele von Automatisierungsanbietern zeigen Szenarien, in denen beispielsweise ein Kontoabgleich oder die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen von Tagen manueller Bearbeitungszeit auf Minuten verkürzt wird – mit einem Return on Investment von bis zu 800 % innerhalb weniger Monate. Nicht alle Implementierungen erreichen diese Werte, aber sie verdeutlichen das Potenzial.
Integration mit Office 365: Outlook, SharePoint, Teams, Excel und Formulare
Die wahre Stärke dieser Genehmigungsworkflows liegt in der Integration von Power Automate in den Kern von Office 365. Es ist nicht nur ein separates Tool, sondern das Bindeglied zwischen Outlook, SharePoint, Teams, Excel, Forms und anderen externen Diensten.
Mit Outlook ist es beispielsweise einfach, Workflows zu erstellen, die wichtige E-Mails nach Geschäftsregeln klassifizieren und archivieren oder die beim Empfang einer E-Mail mit einem bestimmten Label ein Element in einer SharePoint-Liste generieren und einen Genehmigungsprozess auslösen.
Mit SharePoint ist die Integration noch einfacher: Laden Sie einfach ein Dokument in eine Bibliothek hoch oder bearbeiten Sie es, oder erstellen Sie ein Element in einer Liste, um den Workflow zu starten. Anschließend können Statusfelder aktualisiert, Genehmigungskommentare hinzugefügt, die Datei in eine andere Bibliothek verschoben (z. B. von „Entwurf“ nach „Veröffentlicht“) oder Inhalte sogar in externen Systemen wie WordPress veröffentlicht werden.
Teams wird zur zentralen Plattform für Benachrichtigungen: Adaptive Karten mit Genehmigungs- oder Ablehnungsbuttons, Links zu den relevanten Dokumenten und einer Zusammenfassung der Anfrage können an den Kanal eines Teams gesendet werden. So können Genehmigende mehrere Workflows verwalten, ohne Teams verlassen zu müssen.
Excel kommt zum Einsatz, wenn es um die Speicherung oder Nutzung von Daten geht : Formularantworten können direkt in eine Tabellenkalkulation eingefügt werden, während parallel ein Genehmigungsworkflow läuft, oder es können automatische Berichte aus konsolidierten Daten aus verschiedenen SharePoint-Listen generiert werden.
Microsoft Forms hingegen ist der ideale Einstiegspunkt für Endbenutzer, die SharePoint weder sehen noch damit interagieren müssen. Sie füllen ein einfaches Formular aus, und im Hintergrund kümmert sich Power Automate um die Übertragung der Daten in das entsprechende Repository, die Erstellung von Protokollen und die Einleitung der erforderlichen Genehmigungen.
Benutzereinstellungen, Berechtigungen und Benachrichtigungen
Damit Genehmigungsworkflows ordnungsgemäß funktionieren, ist die korrekte Konfiguration von Workflow-Benutzern und -Berechtigungen unerlässlich . Automatisierung ist wenig hilfreich, wenn jeder sensible Änderungen genehmigen kann oder wichtige Personen keine Benachrichtigungen erhalten.
In Umgebungen wie Dynamics 365 Business Central oder SharePoint können Sie spezifische Benutzer und Genehmigungsgruppen sowie Regeln definieren, die festlegen, wer basierend auf Kriterien wie Abteilung, Rechnungsbetrag oder Dokumenttyp genehmigen soll. Sie können sogar Versionen desselben Workflows erstellen, die durch unterschiedliche Filter ausgelöst werden, sodass manche Anfragen an einen und andere an einen anderen Genehmiger weitergeleitet werden.
Systemaufgaben ( z. B. automatische Buchungssätze nach Genehmigung eines Finanzjournals) können als Schritte vor oder nach Benutzeraufgaben in denselben Workflow eingebunden werden. Dadurch wird die Genehmigung nicht nur validiert, sondern löst auch ohne manuelles Eingreifen weitere technische Aktionen aus.
Es ist außerdem wichtig, die Benachrichtigungseinstellungen anzupassen : E-Mail, Teams-Benachrichtigungen, Push-Benachrichtigungen in der mobilen App oder eine Kombination aus all diesen Kanälen. Ein gut durchdachtes Benachrichtigungssystem reduziert Engpässe und verhindert, dass Anfragen untergehen.
In Szenarien mit Gastbenutzern ermöglicht Microsoft Entra (ehemals Azure AD) das Einladen externer Personen als „Gastbenutzer“ und die Zuweisung der erforderlichen Rollen, damit sie an Genehmigungsprozessen teilnehmen können, ohne dass ihnen uneingeschränkter Zugriff auf die gesamte Umgebung gewährt werden muss.
Langfristige Genehmigungen, Stornierungen und Wartung
Manche Prozesse lassen sich nicht innerhalb von Stunden oder Tagen abschließen, sondern können sich über Wochen oder Monate erstrecken . In solchen Fällen ist zu beachten, dass Standard-Workflow-Ausführungen in Power Automate zeitlich begrenzt sind (z. B. 30 Tage). Um dies zu umgehen, kommt die Integration mit Microsoft Dataverse zum Einsatz.
Es wird empfohlen, den Prozess in zwei Abläufe zu unterteilen, wenn langfristige Genehmigungen erwartet werden:
- Ein erster Ablauf, der die Genehmigungsanfrage erstellt und sie in Dataverse mit der Aktion „Genehmigung erstellen (v2)“ registriert.
- Ein zweiter Ablauf, der für die Verarbeitung der im Dataverse gespeicherten Antworten und die Ausführung der entsprechenden Geschäftslogik zuständig ist, selbst wenn die Antwort eintrifft, nachdem der erste Ablauf bereits abgelaufen ist.
Andererseits gibt es Fälle, in denen eine Genehmigungsanfrage überflüssig wird: Vielleicht hat der Anfragende einen Fehler gemacht oder der Bedarf besteht nicht mehr. In diesen Fällen ermöglicht die Funktion zum Stornieren von Genehmigungsanfragen dem Anfragenden, auf das Genehmigungs-Panel zuzugreifen, zum Tab „Eingereicht“ zu wechseln, seine Anfrage auszuwählen und auf „Stornieren“ zu klicken und die Stornierung gegebenenfalls zu bestätigen.
Aus operativer Sicht reicht es nicht aus, einfach einen Workflow zu erstellen und ihn dann zu vergessen: Die Pflege und regelmäßige Überprüfung von Workflows ist unerlässlich . Die Geschäftsrealität ändert sich (neue Führungskräfte, Umstrukturierungen, neue rechtliche Anforderungen), und Prozesse müssen entsprechend angepasst werden.
Es empfiehlt sich, einen formalisierten Änderungsmanagementprozess zu implementieren : Änderungen werden dokumentiert, kommuniziert, in einer Testumgebung geprüft, bevor sie in der Produktionsumgebung eingesetzt werden, und gegebenenfalls werden die betroffenen Benutzer geschult. Ebenso wichtig ist die Einrichtung von Kennzahlen und eines kontinuierlichen Überwachungssystems, um Effizienz, Ausführungszeit, Fehlerrate und Engpässe zu messen.
