Office: Anleitung zum Aktivieren der Autovervollständigungsfunktion

Wer täglich mit Word, Excel oder Outlook arbeitet, hat sich sicher schon öfter gefragt, wie man die Tippgeschwindigkeit erhöhen und das wiederholte Eingeben von Texten oder E-Mail-Adressen vermeiden kann. Genau das erreichen Sie, wenn Sie die Autovervollständigung in Office aktivieren und steuern : weniger Tipparbeit, weniger Fehler und ein deutlich effizienterer Arbeitsablauf.

Das Problem besteht darin, dass jede Microsoft Office-Anwendung die automatische Ausfüllfunktion unterschiedlich handhabt. Wenn etwas schiefgeht, hat man das Gefühl, dass alles nicht mehr funktioniert. Diese Anleitung zeigt Ihnen detailliert, wie Sie die automatische Ausfüllfunktion aktivieren, konfigurieren und beheben, wenn sie nicht funktioniert, und sogar, wie Sie Ihre Datenliste auf einem neuen Computer wiederherstellen.

Was genau ist die Autovervollständigung in Office und wozu dient sie?

Microsoft Office bietet je nach Anwendung und Kontext unterschiedliche Autovervollständigungssysteme. Die Funktionsvorschläge in Excel beim Eingeben einer Formel unterscheiden sich beispielsweise von der automatischen Vervollständigung von E-Mail-Adressen in Outlook oder der Speicherung vorheriger Eingaben in einem Formular.

• In Formularen und Textfeldern speichert die Autovervollständigung die zuvor vom Benutzer eingegebenen Einträge. Wenn der Benutzer also die ersten paar Zeichen erneut eingibt, erscheint eine Auswahlliste mit möglichen Treffern. Der Benutzer kann einen Vorschlag auswählen oder ihn ignorieren und normal weitertippen.
• In Excel ist die AutoVervollständigen-Funktion mit dem Ausfüllkästchen kombiniert. um Zahlenreihen, Datumsangaben, Wochentage, Monate, sich wiederholende Textmuster usw. fortzusetzen. Es gibt auch eine Menü zur automatischen Vervollständigung von Formeln Das schlägt Funktionen, benannte Bereiche und Argumente vor, während Sie eine Formel erstellen.
• In Outlook speichert die sogenannte „Autocomplete-Liste“ E-Mail-Adressen, an die Sie bereits geschrieben haben oder von denen Sie E-Mails erhalten haben.Es schlägt Ihnen automatisch Kontakte in den Feldern „An“, „Cc“ und „Bcc“ vor, während Sie tippen. Es handelt sich um eine separate Kontaktliste, die auf Ihren tatsächlichen täglichen Kontakten basiert.

Automatische Vervollständigung in Textfeldern und Formularen in Office

In vielen mit Office-Tools erstellten Formularen (z. B. Vorlagen mit Textfeldern) ist die Autovervollständigungsfunktion standardmäßig aktiviert. Das bedeutet: Hat ein Benutzer bereits „8:00“ in ein Zeitfeld eingegeben, wird ihm diese Option vorgeschlagen, sobald er erneut „8“ eingibt.

Diese Funktion wird auf Textfeldebene gesteuert. Der Formulardesigner legt fest, für welche Felder der Benutzer Vorschläge basierend auf seinem Eingabeverlauf erhält und für welche nicht. Dies ist besonders hilfreich bei der Verarbeitung sensibler Daten oder wenn Fehler durch die Wiederverwendung alter Daten vermieden werden sollen.

Wenn Sie die automatische Vervollständigung für ein bestimmtes Textfeld in diesem Formulartyp aktivieren oder deaktivieren möchten, ist das Standardverfahren in den verschiedenen Office-Versionen, die dies unterstützen, sehr ähnlich:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld. wo Sie das Verhalten der Autovervollständigung ändern möchten.
• Wählen Sie die Option „Textfeldeigenschaften“ aus. (oder Ähnliches, je nach der verwendeten Office-Version).
• Im Reiter oder Formular, das sich auf Folgendes bezieht: Präsentation oder Erscheinungsbild Suchen Sie vom Bedienfeld aus die Box. „Automatische Vervollständigung aktivieren“.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wenn das Diagramm sich vorherige Werte merken und diese vorschlagen soll, oder schalte es aus falls es immer leer und ohne Vorschläge sein soll.

Diese Flexibilität ist besonders praktisch beim Entwerfen von Vorlagen, die häufig ausgefüllt werden : Felder wie Firmenname, Stadt, übliche Öffnungszeiten usw. profitieren von der automatischen Ausfüllfunktion; bei eindeutigen Identifikationsnummern oder sehr spezifischen Daten sollten Sie diese Funktion jedoch möglicherweise nicht verwenden, um Verwechslungen zu vermeiden.

So aktivieren Sie die Formelvervollständigung in Excel

Excel verfügt über einen AutoVervollständigen-Mechanismus, der speziell für Formeln, Funktionen und benannte Bereiche entwickelt wurde und Ihnen hilft, schneller zu tippen und Syntaxfehler (fehlende Klammern, falsch geschriebene Funktionsnamen, falsche Bereiche usw.) zu reduzieren.

Während Sie eine Formel eingeben, erscheint ein kleines Popup-Menü mit Vorschlägen, die auf Ihrer bisherigen Eingabe basieren. Wenn Sie beispielsweise „=SUMME…“ eingeben, werden Ihnen Funktionen wie SUMME, SUMMEWENN, SUMMEWENNS usw. angezeigt, und Sie können die gewünschte Funktion auswählen, um sie direkt einzufügen.

In Excel für Mac können Sie dieses Verhalten ganz einfach über das Anwendungsmenü konfigurieren :

1. Öffnen Sie Excel und gehen Sie in der oberen Menüleiste auf „Excel“.neben dem Apfelsymbol.
2. Wählen Sie „Einstellungen“ um das allgemeine Einstellungsfeld zu öffnen.
3. Suchen Sie in den Einstellungen nach dem Abschnitt „Formeln und Listen“ und geben Sie die Option „Autovervollständigung“.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Autovervollständigungsoptionen für benannte Funktionen und Bereiche anzeigen“. damit Excel das Vorschlagsmenü anzeigt, während Sie Ihre Formeln eingeben.

Excel ermöglicht es Ihnen nicht nur, die AutoVervollständigen-Funktion ein- oder auszuschalten, sondern auch festzulegen, nach wie vielen Buchstaben das Menü erscheinen soll . Dies ist hilfreich, wenn Sie sich daran stören, dass es zu früh geöffnet wird, oder wenn Sie häufig mit benutzerdefinierten Funktionen arbeiten.

Autovervollständigen in Excel: Daten mit dem Ausfüllkästchen einfügen.

Über die Formeln hinaus verfügt Excel (und kompatible Suiten wie ONLYOFFICE) über ein leistungsstarkes System zur automatischen Datenvervollständigung mithilfe des Ausfüllkästchens , jenes kleinen Quadrats in der unteren rechten Ecke der ausgewählten Zelle.

Diese Funktion analysiert die von Ihnen eingegebenen Anfangswerte und versucht, ein Muster abzuleiten : Es kann sich um eine einfache Wiederholung desselben Textes, eine Zahlenfolge, eine Progression mit einem festen Sprung, einen Kalender mit Daten, die Wochentage, die Monate des Jahres und sogar um komplexere Muster handeln, wenn Sie genügend Beispiele angeben.

Um Text mithilfe der AutoVervollständigung und des Ausfüllkästchens in mehrere Zellen zu kopieren , ist die Vorgehensweise sehr einfach:

1. Öffnen Sie die Datei in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm (Excel oder ONLYOFFICE).
2. Wählen Sie die Zelle oder den Bereich aus, der den Text enthält, den Sie wiederholen möchten..
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Füllgriff. von der unteren rechten Ecke, bis sich der Cursor in ein kleines schwarzes Kreuz verwandelt.
4. Vertikal oder horizontal ziehen um die Zellen abzudecken, in die Sie denselben Wert kopieren möchten.

Wenn Sie die Maustaste loslassen, werden die ausgewählten Zellen sofort mit dem Originaltext gefüllt . Dadurch entfällt das wiederholte Kopieren und Einfügen, wenn ganze Spalten den gleichen Inhalt haben.

Zahlen, Daten, Münzen…

Bei Zahlen, Datumsangaben, Uhrzeiten oder Geldbeträgen wird die AutoAusfüllen-Funktion noch interessanter, da sie nicht nur den Wert wiederholt, sondern auch Zahlenfolgen erkennt. Wenn Sie beispielsweise in eine Zelle „1“ und in die nächste „2“ eingeben und den Ausfüllgriff ziehen, erhalten Sie 3, 4, 5 usw.

Das System erkennt Muster mit regelmäßigen Unterschieden zwischen Zahlen : Wenn Sie 1, 4, 7 eingeben und ziehen, generiert Excel 10, 13, 16 usw., wobei die Differenz von 3 Einheiten berücksichtigt wird. Dies gilt auch für Datumsangaben (täglich, wöchentlich, monatlich) und andere Zeitreihen.

Ein weiteres gängiges Beispiel sind Wochentage und Monate . Seit neueren Versionen können Editoren wie ONLYOFFICE automatisch eine Reihe mit Montag, Dienstag, Mittwoch usw. oder mit Januar, Februar, März usw. beginnend mit dem von Ihnen gewählten Element befüllen. Geben Sie einfach einen Monat oder einen Tag ein, ziehen Sie den Griff, und der Rest wird automatisch ausgefüllt.

Ein weiterer Vorteil ist, dass auch Abkürzungen erkannt werden : Sie können beispielsweise „lun“ anstelle von „monday“ oder „ene“ anstelle von „January“ verwenden, und die Autovervollständigung folgt der richtigen Reihenfolge.

Zeilen und Spalten

Die Autovervollständigung funktioniert sowohl in Spalten als auch in Zeilen . In typischen Beispielen füllen wir die Felder nach unten (vertikal) aus, aber das Ziehen von links nach rechts zur Erzeugung horizontaler Sequenzen ist genauso gültig; der Mechanismus ist derselbe, nur die Richtung ändert sich.

Darüber hinaus ermöglichen Excel und ONLYOFFICE die Bearbeitung von Bereichen, die sich über mehrere Zeilen und Spalten gleichzeitig erstrecken . Wenn Sie beispielsweise einen Datenblock mit mehreren Mitarbeitern und deren Urlaubstagen auswählen, können Sie den Ausfüllgriff ziehen und dieses Muster in einen anderen Teil der Tabelle kopieren, ohne es Zeile für Zeile duplizieren zu müssen.

In Spalten mit wenigen unterschiedlichen Textwerten ist die Option „Aus Dropdown-Liste auswählen“ eine weitere sehr praktische Möglichkeit . Wenn eine Zelle beispielsweise „Gelb“ enthält und Sie dies durch „Blau“ ersetzen möchten, gehen Sie einfach wie folgt vor:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle. mit dem aktuellen Wert.
• Wählen Sie die Option „Aus der Dropdown-Liste auswählen“.
• Wählen Sie den gewünschten Wert. (zum Beispiel Blau) aus den bereits in dieser Spalte vorhandenen.

Das gleiche Verfahren funktioniert auch zum Füllen leerer Zellen : Sie wählen sowohl die Zellen mit Daten als auch die ohne Daten aus, ziehen den Ausfüllgriff, und das System erweitert die Werte entsprechend dem erkannten Muster.

Text-Autocomplete-Plugin in ONLYOFFICE

Im ONLYOFFICE-Ökosystem gibt es ein spezielles Plugin namens „Autocomplete“ , das als Schreibassistent fungiert und während der Eingabe vollständige Wörter vorschlägt. Dies ist sehr nützlich bei der Bearbeitung großer Textmengen oder sich ständig wiederholender Begriffe.

Während Sie Buchstaben in eine Zelle eingeben, schlägt das Plugin alle Wörter vor, die diese Zeichenfolge enthalten . Sie klicken einfach auf das gewünschte Wort, um es einzufügen, ohne die gesamte Zeichenfolge erneut eingeben zu müssen. Wenn Sie beispielsweise „Mond“ eingeben, werden je nach Inhalt des Tabellenblatts oder Datensatzes Wörter wie „Monday“, „MondayReport“ usw. vorgeschlagen.

Das beschleunigt nicht nur das Schreiben, sondern reduziert auch Rechtschreibfehler , da man dazu neigt, das richtige Wort aus einer Liste auszuwählen, anstatt es jedes Mal von Grund auf neu einzutippen.

Dieses Add-on ist nicht standardmäßig aktiviert . Wenn Sie ONLYOFFICE verwenden, müssen Sie es daher manuell über den im Tab „Erweiterungen“ integrierten Plugin-Manager installieren:

• öffnen Sie die Registerkarte Erweiterungen im ONLYOFFICE Tabelleneditor.
• Geben Sie in die Plugin-Manager und suchen Sie nach „Autocomplete“.
• Klicken Sie auf „Installieren“ um es Ihrer Umgebung hinzuzufügen.

Das Autocomplete-Plugin ist ein System-Plugin und hat daher kein eigenes Symbol im Menüband . Nach der Installation bleibt es aktiv, bis Sie es entfernen. Gehen Sie dazu einfach zurück zum Plugin-Manager und klicken Sie neben dem Namen auf „Entfernen“ .

Wenn Sie häufig im Browser oder mit der Desktop-Anwendung ONLYOFFICE arbeiten , kann diese Art von Add-on bei sich wiederholenden Aufgaben wie dem Ausfüllen von Berichten, Fragebögen oder umfangreichen Beschreibungslisten einen spürbaren Unterschied machen.

Die automatische Adressvervollständigung in Outlook: Funktionsweise und Anwendungsbereiche

Die Autovervollständigungsfunktion von Outlook wird wahrscheinlich von denjenigen am meisten geschätzt, die täglich viele E-Mails versenden , da sie das wiederholte Eintippen vollständiger Adressen überflüssig macht, insbesondere wenn diese lang oder unintuitiv sind.

Wenn Sie in den Feldern „An“, „Cc“ oder „Bcc“ mit der Eingabe beginnen , überprüft Outlook eine interne Adressliste (die sogenannte AutoVervollständigen-Liste ) und zeigt Ihnen passende Vorschläge an. Diese Liste enthält Empfänger, denen Sie bereits Nachrichten gesendet haben, Kontakte, die Ihnen geschrieben haben oder die Sie zuvor verwendet haben.

Im beruflichen Umfeld kann der Verlust dieser Liste beim Computerwechsel oder der Formatierung des Rechners sehr ärgerlich sein , da man die Adressen gewohnt ist, fast automatisch auszuwählen. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie man die Option aktiviert und wie man diese Autofill-Datei exportiert und auf einem neuen Computer wiederherstellt.

Prüfen Sie, ob die Outlook-AutoVervollständigung aktiviert ist.

Wenn Sie feststellen, dass Outlook keine Adressen mehr vorschlägt oder dass beim Eingeben von „An“, „Cc“ oder „Bcc“ keine Optionen angezeigt werden, sollten Sie als Erstes überprüfen, ob die Autofill-Funktion in den Anwendungsoptionen aktiviert ist.

Um dies in Outlook 2016/2019/365 unter Windows zu überprüfen, können Sie Folgendes tun :

1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei > Optionen.
2. Gehen Sie im Optionsfenster zum Abschnitt "Mail".
3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Nachrichten senden“.Dort erscheinen mehrere Kästchen zum Thema Versand.
4. Stellen Sie sicher, dass die Option ausgewählt ist. „Verwenden Sie die AutoVervollständigen-Liste, um Namen beim Eingeben in die Zeilen „An“, „Cc“ und „Bcc“ vorzuschlagen.“.
5. Setzen Sie außerdem ein Häkchen bei der Box. „Automatische Namensprüfung“ Sie ist aktiviert, da beide Optionen in der Regel für ein ordnungsgemäßes Funktionieren Hand in Hand gehen.

Wenn die Option „AutoVervollständigen-Liste“ deaktiviert war, aktivieren Sie sie und speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf „OK“ . Outlook erstellt dann automatisch eine neue Liste, sobald Sie E-Mails an verschiedene Empfänger senden.

Was tun, wenn die Outlook-AutoVervollständigung nicht mehr funktioniert oder beschädigt ist?

Manchmal funktioniert die Autovervollständigungsliste nicht richtig oder wird nicht mehr korrekt aktualisiert : Sie funktioniert möglicherweise nur während einer Sitzung und die Vorschläge gehen beim Schließen von Outlook verloren, oder sie speichert keine neuen Adressen mehr, obwohl Sie diese problemlos senden können.

In solchen Fällen empfiehlt es sich, den AutoVervollständigen-Cache zurückzusetzen , um Outlook zur Erstellung einer neuen, leeren Datei zu zwingen. Hierfür gibt es verschiedene Methoden mit unterschiedlichem Aufwand.

Option 1: Leeren Sie die Liste in den Outlook-Optionen.

1. Schließen Sie Outlook vollständig und öffnen Sie es anschließend erneut. um sicherzustellen, dass keine Prozesse ungelöst bleiben.
2. Gehe zu Datei > Optionen > E-Mail und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Nachrichten senden“.
3. Drücken Sie die Schaltfläche „Autovervollständigungsliste löschen“..
4. Bestätigen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld, dass der aktuelle Inhalt gelöscht werden soll.

Outlook generiert ab diesem Zeitpunkt automatisch einen neuen Cache aus den von Ihnen gesendeten E-Mails.

Option 2: Verwenden Sie beim Start von Outlook einen speziellen Parameter, der den AutoVervollständigen-Cache leert.

Dazu können Sie Folgendes tun:

1. Outlook vollständig schließen.
2. Gehen Sie zu Start > Ausführen (oder verwenden Sie die Tastenkombination Windows + R).
3. Schreiben Sie den Befehl Outlook.exe / CleanAutoCompleteCache und drücken Sie OK.

Bei dieser Einstellung startet Outlook, leert den Autofill-Cache und erstellt eine neue Datei . Ihre Adressliste wird zwar wieder auf null zurückgesetzt, aber dadurch wird sichergestellt, dass jegliche interne Beschädigung beseitigt wird.

OPTION 3: Die Cache-Datei manuell löschen

Das typische Verfahren ist:

1. Outlook schließen vollständig.
2. Suchen Sie den Cache-Ordner, der sich normalerweise in C:\Users\ \AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache.
3. Suche nach einer Datei mit einem Namen vom Typ „Stream_Autocomplete_X_XXXXX.dat“ und löschen Sie es.
4. Führen Sie das Posteingangsreparaturtool (scanpst.exe) aus. Überprüfen Sie die .pst-Datei Ihres Profils, um etwaige Datenfehler zu korrigieren.
5. Outlook erneut öffnen, zu Datei > Optionen > E-Mailerneut drücken „Leere Autovervollständigungsliste“ und sende eine Testnachricht an einen neuen Empfänger.
6. Schließen Sie Outlook und öffnen Sie es erneut.Prüfen Sie außerdem, ob im Ordner RoamCache eine neue Datei „Stream_Autocomplete…“ erstellt wurde und ob neue Adressen nun korrekt vorgeschlagen werden.

Ziel des gesamten Prozesses ist es, eine voll funktionsfähige Autocomplete-Liste von Grund auf neu zu erstellen und dabei Überreste beschädigter Caches zu eliminieren, die das Speichern oder Anzeigen neuer Adressen verhindern könnten.

Ihre Outlook-Autofill-Liste abrufen oder auf einen anderen Computer übertragen

Wenn Sie den Computer wechseln oder Ihren aktuellen formatieren müssen, wird die AutoAusfüllen-Liste nicht immer automatisch übertragen . Wenn Sie sie nicht kopieren, merkt sich Outlook Ihre gewohnten Adressen nicht mehr, wenn Sie es auf dem neuen Computer öffnen. Die Datei, in der diese Liste gespeichert ist, hängt von Ihrer Outlook-Version ab. Ermitteln Sie daher zunächst Ihre Version.

Für Outlook Express und Versionen 2003/2007

Die Liste wird in einer Datei mit der Erweiterung .nk2 gespeichert . Unter Windows 7 und 8 lautet der typische Pfad:

• C:\Users\Ihr_Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

In diesem Ordner finden Sie eine Datei namens Outlook.nk2 oder mit Ihrem Profilnamen (z. B. events.nk2). Diese Datei müssen Sie kopieren und auf Ihren neuen Computer übertragen, um Ihre AutoFill-Liste zu erhalten.

Für Outlook 2010 und 2013 (und spätere Versionen)

Das System wurde vom .nk2-Format auf Stream_Autocomplete-Cache-Dateien umgestellt , die normalerweise hier gespeichert werden:

• C:\Users\Ihr_Benutzername\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

In diesem Ordner finden Sie eine oder mehrere Dateien, deren Name mit „Stream_Autocomplete_“ beginnt.

Um diese Liste auf einen anderen Computer zu übertragen, auf dem Outlook bereits konfiguriert ist

Sie können folgendermaßen vorgehen:

• Richten Sie zunächst Ihr E-Mail-Konto in Outlook auf Ihrem neuen Computer ein..
• Folgen Sie der gleichen Route C:\Users\Ihr_Benutzername\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache Überprüfen Sie auf dem neuen Computer den genauen Namen der erstellten Datei Stream_Autocomplete.
• Kopieren Sie die Datei Stream_Autocomplete, die Ihre vollständige Liste enthält, vom alten Computer. und fügen Sie es in den RoamCache-Ordner des neuen Computers ein.
• Benennen Sie die kopierte Datei um. so dass sie genau mit der in der von Outlook auf dem neuen Computer erstellten Datei übereinstimmt.

Wie Sie sehen, reicht die Autovervollständigung in Office von kleinen Hilfestellungen beim Eingeben von Daten in Formularen oder Tabellenkalkulationen bis hin zu komplexen Mechanismen, die Adresslisten in Outlook speichern; zu wissen, wo man sie konfiguriert, aktiviert, repariert und zwischen Computern migriert, spart Ihnen viel Zeit und Ärger und macht den Unterschied zwischen einem Office, das Ihnen "von selbst hilft", und einem, bei dem Sie mit zusätzlichen Tastendrücken und Klicks immer auf dem falschen Weg sind.