So aktivieren und verwalten Sie die Versionskontrolle in OneDrive

Wenn Sie täglich mit Dokumenten in der Cloud arbeiten, sollten Sie die folgenden Punkte vollständig beherrschen: Versionskontrolle in OneDrive und SharePointEs geht nicht nur darum, Fehler zu korrigieren: Dahinter steckt ein System aus Historie, Grenzen, Prüfungen und Datensatzverwaltung, das, richtig angewendet, mehr als nur einen Schreckmoment ersparen kann.

In den folgenden Zeilen werden Sie sehen, wie Aktivieren, verwenden und verwalten Sie Ihre Dateiversionen in OneDrive.Was geschieht mit den "unsichtbaren" Änderungen, die im Hintergrund gespeichert werden, wie funktionieren die von der Organisation festgelegten Versionsbeschränkungen und, ganz wichtig, wie integriert sich all dies in die Aufbewahrungs-, Protokollierungs- und Sicherheitsfunktionen von Microsoft 365?

Was ist Versionskontrolle in OneDrive und SharePoint?

Versionskontrolle ermöglicht Speichert automatisch den Änderungsverlauf für jede Datei oder jedes Element Die Dokumente werden in OneDrive oder in SharePoint-Dokument- und Listenbibliotheken gespeichert. Jedes Mal, wenn ein Dokument geändert und gespeichert wird, wird eine neue Version erstellt (primäre oder sekundäre, je nach Konfiguration).

In der Praxis bedeutet dies Folgendes Sie können frühere Versionen ansehen, vergleichen und wiederherstellen. Word-Dokumente, Excel-Dateien, PowerPoint-Präsentationen, PDFs, CAD-Dateien, Fotos, Videos und praktisch alle Arten von Dateien, die auf diesen Diensten gespeichert sind.

Wenn die Versionskontrolle aktiviert ist, Jede Änderung wird dem Versionsverlauf des Elements hinzugefügt.Die Liste enthält Informationen wie Änderungsdatum, Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat, und Dateigröße. Die Anzahl der gespeicherten Versionen und die Zugriffsberechtigung für Entwürfe oder kleinere Versionen lassen sich für jede Liste oder Bibliothek konfigurieren.

Darüber hinaus kombiniert Microsoft 365 in Unternehmensszenarien diese Historie mit Aufbewahrungsrichtlinien, Etiketten und AktenverwaltungDaher können für manche Dokumente besondere Einschränkungen gelten, die sich auf das Speichern und Löschen ihrer Versionen auswirken.

Hauptversionen, Nebenversionen und Entwürfe

In vielen Organisationen sind SharePoint-Bibliotheken so konfiguriert, dass Haupt- und Nebenversionen steuernHauptversionen werden mit ganzen Zahlen nummeriert (z. B. 5.0), während Nebenversionen mit Dezimalzahlen nummeriert werden (z. B. 5.1), was den Reifegrad des Dokuments besser widerspiegelt.

Normalerweise Die Hauptversion stellt einen bedeutenden Meilenstein dar.Ein zur Überprüfung eingereichtes Dokument, eine formelle Veröffentlichung, ein abgeschlossener Vertrag usw. Sekundärversionen sind in der Regel laufende Arbeiten, Entwürfe, die noch nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind.

Bei dieser Konfiguration benötigt das Team in der Regel Greifen Sie regelmäßig auf die neuesten Nebenversionen zu. Während der Erstellung des Dokuments und auch im Laufe der Zeit kann es von Interesse sein, ältere Sekundärversionen abzurufen oder zu überprüfen, die die Entwicklung des Inhalts widerspiegeln.

Nur SharePoint-Listen unterstützen HauptversionenJede Änderung an einem Element erzeugt eine neue, mit einer ganzen Zahl nummerierte Version. Falls die Organisation eine Inhaltsfreigabe erfordert, können diese Elemente den Status „Ausstehend“ durchlaufen und werden als Entwürfe behandelt, bis sie von einer berechtigten Person freigegeben werden.

Es gibt eine wichtige technische Grenze: Es sind maximal 511 Nebenversionen zulässig. Für jede Hauptversion gilt Folgendes: Wenn Sie anschließend mit einem aktuellen Client versuchen, eine weitere Nebenversion zu speichern, wird die zuletzt gespeicherte Nebenversion überschrieben. Bei älteren Clients wird das Hochladen oder Speichern von Änderungen direkt blockiert, wodurch die Veröffentlichung einer neuen Hauptversion erzwungen wird.

So aktivieren und verwenden Sie den Versionsverlauf in OneDrive (Web)

In OneDrive für Microsoft 365 ist der Versionsverlauf normalerweise Auf Organisationsebene standardmäßig aktiviert.Das genaue Verhalten kann jedoch je nach Konfiguration der Bibliotheken durch Ihren Administrator variieren. Dennoch können Sie als Benutzer die Dateihistorie im Web in wenigen Schritten aufrufen.

1. Anmelden bei OneDrive mit Ihrem persönlichen Microsoft-Konto oder mit Ihrem beruflichen oder Bildungskonto (z. B. Ihrem Microsoft 365-Arbeitskonto).
2. In der Dateiansicht Suchen Sie das Dokument, das Sie abrufen möchten.Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü „Versionsverlauf“ aus.
3. Eine Seitenwand öffnet sich mit dem Liste der verfügbaren Versionen der Dateimit Angabe, wer sie wann verändert hat und wie groß die einzelnen Änderungen waren.
4. Wenn Sie ein Arbeits- oder Schulkonto haben, verwenden Sie die Schaltfläche Drei Punkte (…) neben der Version, die Sie wiederherstellen möchten. und wählen Sie „Wiederherstellen“.

In klassischen Ansichten oder älteren Versionen von SharePoint Server ändert sich die Methode geringfügig: Normalerweise wird eine angezeigt Dropdown-Liste neben der VersionsnummerVon dort aus können Sie direkt die Option „Wiederherstellen“ auswählen.

Sobald Sie eine Version wiederhergestellt haben, Diese Kopie wird zur aktuellen Version der Datei.Während die vorherige Version als solche in der Versionshistorie erhalten bleibt, gehen auf diese Weise keine Iterationen verloren.

Versionsverlauf aus dem Datei-Explorer (Synchronisierungsclient)

Wenn Sie das OneDrive-Synchronisierungs-App Auf Ihrem PC können Sie Versionen direkt im Datei-Explorer verwalten.ohne den Browser zu öffnen. Der Desktop-Client ist in Windows integriert, um diese Aufgabe zu vereinfachen.

El Standardverfahren Unter Windows lautet es:

1. Öffne das OneDrive-Ordner im Explorer (ob privat oder geschäftlich) und suchen Sie die Datei, deren Geschichte Sie interessiert.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie die Option „Versionsverlauf“ aus dem Kontextmenü.
3. Im sich öffnenden Verlaufsfenster, Wählen Sie die passende Version aus und klicken Sie dann auf die drei Punkte. und wählen Sie „Wiederherstellen“.

Beachten Sie eine wichtige Einschränkung: Es ist nicht möglich, mehrere Versionen mehrerer Dateien gleichzeitig wiederherzustellen.Die Wiederherstellung einer Version ist ein Vorgang, der Datei für Datei durchgeführt wird, um massive Fehler zu vermeiden, die nur schwer rückgängig zu machen sind.

Wiederherstellung von Versionen aus Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)

Wenn Sie mit Office-Dokumenten arbeiten, die in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind, können Sie Frühere Versionen können direkt aus Word, Excel oder PowerPoint angezeigt und geöffnet werden.sowohl in den Online-Versionen als auch in den neuesten Desktop-Clients.

Öffnen Sie dazu das Dokument in OneDrive (z. B. Word Online in Ihrem Browser) und navigieren Sie dann über die Menüs zu „Datei > Info > Versionsverlauf“Die Liste der gespeicherten Versionen wird im rechten Bereich angezeigt.

Über dieses Bedienfeld können Sie Öffnen Sie eine beliebige Version im Nur-Lese-Modus.Überprüfen Sie die vorgenommenen Änderungen (die normalerweise im Arbeitsbereich markiert sind) und wählen Sie entweder „Kopie speichern“ oder „Wiederherstellen“. Die Schaltfläche „Wiederherstellen“ wird in der neuesten Version nicht angezeigt, da dies bereits die aktuelle Version des Dokuments ist.

Dieser Ansatz ist besonders nützlich, wenn Möchten Sie Inhaltsänderungen visuell vergleichen? oder bestimmte Teile einer älteren Version wiederherstellen, ohne diese komplett wiederherstellen zu müssen.

Protokollverwaltung und Versionskontrolle für Datensätze in OneDrive und SharePoint

In Szenarien, die die Einhaltung von Vorschriften, Audits oder rechtliche Anforderungen betreffen, werden viele Dokumente zu „Aufzeichnungen“ mit besonderen BeschränkungenMicrosoft 365 bietet die Möglichkeit, ein Dokument automatisch als Datensatz zu kennzeichnen, indem Aufbewahrungsetiketten angewendet werden.

Wenn eine Datei verarbeitet wird Aufbewahrungs-Tag so konfiguriert, dass Inhalte als Datensatz markiert werdenNeben der Bezeichnung wird eine Dokumenteigenschaft namens „Datensatzstatus“ angezeigt. Je nach Einstellung dieser Bezeichnung kann der Anfangsstatus „Gesperrt“ oder „Entsperrt“ lauten.

Ziel dieses Systems ist es, ein Dokument als unveränderlicher DatensatzVerhinderung ihrer Löschung und bestimmter Änderungen, gleichzeitig aber Erleichterung der Zusammenarbeit und der Erstellung späterer Versionen, die selbst auch als Dokumente gelten können.

Beachten Sie, dass OneNote-Notizbuchordner unterstützen keine Datensatzversionierung.Sie nutzen jedoch den standardmäßigen SharePoint/OneDrive-Versionsverlauf. Das Protokollierungsmodell konzentriert sich hingegen auf typische Office-Dokumente und andere in Bibliotheken gespeicherte Dateien.

Sperren und Entsperren von Datensätzen: So funktioniert es

Jeder Benutzer mit Beitragsberechtigungen oder höher In einer Bibliothek, in der Dokumente als Datensätze gekennzeichnet sind, kann der Datensatzstatus zwischen „Gesperrt“ und „Entsperrt“ geändert werden. Es ist üblich, diese Zustände bei Bedarf zum Bearbeiten umzuschalten und den Inhalt anschließend zu fixieren.

Wenn Entsperrt ein Dokument, das als Datensatz gekennzeichnet ist.Dies löst im Hintergrund eine Reihe automatischer Aktionen aus:

1. Falls die Website noch keine hat Hängebibliothek für die KonservierungEs wird automatisch erstellt.
2. Falls in dieser Bibliothek noch kein Ordner namens „Records“ vorhanden ist, wird dieser ebenfalls erstellt.
3. Es wird eine "Kopieren nach"-Aktion ausgeführt, die Erstellt eine Kopie der aktuellsten Version des Dokuments im Ordner „Protokolle“. innerhalb der Federungsbibliothek. Es wird nur die neueste Version kopiert, nicht der gesamte Verlauf.
4. Die in „Datensätze“ gespeicherte Kopie ist Zur Versionshistorie des Originaldokuments hinzufügen, gekennzeichnet mit dem Wort „Record“ im Kommentarfeld dieser Version.
5. Aus dem Originaldokument wird eine neue, bearbeitbare Version erstellt; Es kann nicht entfernt, aber verändert werden.In der Spalte „Element ist ein Datensatz“ wird weiterhin „Ja“ angezeigt, da das Dokument weiterhin ein Datensatz ist, obwohl es jetzt für Änderungen geöffnet werden kann.

Wenn der Benutzer zurückkehrt zu BlockregistrierungDas Dokument kann dann nicht mehr bearbeitet werden. Die entscheidende Aktion, die eine Protokollversion im Ordner „Protokolle“ erzeugt, ist jedoch das Entsperren, nicht das Sperren.

Eine neue „Datensatzversion“ wird nur dann erstellt, wenn die Der Registrierungsstatus ändert sich von „Entsperrt“ zu „Gesperrt“. Und es haben sich Änderungen ergeben. Dadurch können Sie nur die relevanten Versionen als Datensätze behalten und so das Risiko verringern, unnötige Kopien anzusammeln.

Anzeigen und Überwachen von Protokollversionen

Jedes Mal, wenn ein Registrierungseintrag entsperrt und in den Registrierungsordner kopiert wird, Diese Version ist in der Historie eindeutig identifiziert. mit dem Text „Aufzeichnung“ in den Kommentaren. Um den Verlauf anzuzeigen, wählen Sie einfach das Dokument in der Bibliothek aus und verwenden Sie die Option „Versionsverlauf“.

Darüber hinaus die Aktien von Sperr- und Entsperrvorgänge werden im Audit-Protokoll protokolliert. de Microsoft PurviewIn der Kategorie „Datei- und Seitenaktivität“ finden Sie Ereignisse wie „Datensatzstatus geändert in gesperrt“ oder „Datensatzstatus geändert in entsperrt“.

Dies ermöglicht es Administratoren und Compliance-Teams alles zu verfolgen, was mit als Datensätze gekennzeichneten Dokumenten geschieht.: wer sie freigeschaltet hat, wann, wie viele Registrierungsversionen erstellt wurden usw., was in regulierten Sektoren von entscheidender Bedeutung ist.

Einschränkungen des Versionsverlaufs: Organisation, Standort und Bibliothek

Versionsverlauf ist mächtig, aber wenn er unkontrolliert anwachsen darf, kann er... Sie beanspruchen einen erheblichen SpeicherplatzDeshalb ermöglicht Microsoft 365 das Festlegen von Beschränkungen auf verschiedenen Ebenen: Organisation, Website, Bibliothek und sogar OneDrive-Konto.

Globale und SharePoint-Administratoren können definieren organisationsweit vordefinierte VersionsverlaufsbeschränkungenDiese Einstellung wird automatisch auf alle neuen Dokumentbibliotheken angewendet, sowohl auf bestehenden SharePoint-Websites als auch auf neuen Websites, sowie auf die Standardbibliotheken auf neuen OneDrive-Websites.

Die Website-Betreiber wiederum können Die Vererbung dieser Standardwerte unterbrechen und können spezifische Versionsbeschränkungen für ihre Website festlegen. Weiter unten können Bibliotheksinhaber außerdem ihre eigenen Beschränkungen definieren und dabei sowohl die Organisations- als auch die Website-Werte ignorieren.

In der Praxis verläuft der Ablauf üblicherweise wie folgt: Wenn keine Standortbeschränkungen konfiguriert sind, gelten die globalen Beschränkungen. für neue Bibliotheken. Wenn eine Website über eigene Grenzen verfügt, werden diese standardmäßig angewendet, wenn innerhalb dieser Website Bibliotheken erstellt werden, es sei denn, die Bibliothek bricht die Vererbung und legt ihre eigenen Regeln fest.

Arten von Versionsverlaufsbeschränkungen und -verhalten

Microsoft bietet zwei Hauptansätze zur Kontrolle von Versionsbeschränkungen an: Automatische und manuelle KonfigurationJede dieser Lösungen hat unterschiedliche Auswirkungen auf die Speicherverwaltung und die Einhaltung von Vorschriften.

Die automatische Konfiguration ist für eine optimierte VersionsspeicherungEs schafft ein Gleichgewicht zwischen Wiederherstellungskapazität (der Möglichkeit, zum vorherigen Zustand zurückzukehren) und Speicherplatzverbrauch, ohne dass der Administrator bestimmte Versionsnummern oder Zeitfenster manuell berechnen muss.

Die manuelle Konfiguration hingegen ermöglicht dem Administrator explizite Grenzen definieren in der Anzahl der Hauptversionen und optional deren Alter. Hier sind zwei gängige Hauptvarianten:

• Beschränkung der Anzahl von Hauptversionen mit AblaufdatumEs werden eine maximale Anzahl an Versionen und eine maximale Aufbewahrungsdauer festgelegt. Beispielsweise 500 Hauptversionen und 365 Tage. Sobald eines dieser Kriterien überschritten wird, werden die ältesten Versionen gelöscht.
• Beschränkung der Anzahl an Hauptversionen ohne vorübergehendes AblaufdatumSie legen einfach eine maximale Anzahl fest (z. B. 500 Hauptversionen), und das System stellt sicher, dass diese nicht überschritten wird, indem es ältere Versionen bei Bedarf automatisch löscht.

In beiden Fällen können die mit diesen Grenzwerten verbundenen Eliminierungen dauerhaft und nicht in die Recyclingtonne gehöreninsbesondere wenn es um geplante Versionskürzungen oder das Überschreiten von Bibliotheksgrenzen geht.

Stellen Sie alle OneDrive-Geräte auf einen früheren Zustand zurück

Neben der Wiederherstellung einzelner Versionen bietet OneDrive die Möglichkeit, den gesamten Inhalt eines Kontos auf einen früheren Zeitpunkt zurücksetzenDiese Funktionalität ist besonders nützlich, wenn es zu einer massiven Beschädigung, Löschung oder einem Ransomware-Angriff gekommen ist.

Um es zu nutzen, müssen Sie OneDrive in Ihrem Browser öffnen und auf die Schaltfläche klicken. Klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen“ und wählen Sie „OneDrive wiederherstellen“.Es öffnet sich eine Seite mit mehreren vordefinierten Datumsoptionen (gestern, vor einer Woche, vor drei Wochen) und der Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Datum und eine benutzerdefinierte Uhrzeit anzugeben.

Diese Seite zeigt eine Diagramm mit der Datenschreibaktivität Das Konto enthält einen Schieberegler, mit dem Sie den genauen Zeitpunkt auswählen können, zu dem Sie zurückkehren möchten. Darunter werden die Änderungen aufgelistet, die rückgängig gemacht werden sollen, mit Angabe, wer sie wann vorgenommen hat.

Sobald Sie den Wiederherstellungspunkt und die Änderungen ausgewählt haben, die Sie rückgängig machen möchten, müssen Sie nur noch... Drücken Sie die Schaltfläche „Wiederherstellen“. damit OneDrive in diesen globalen Zustand zurückkehrt, was sich auf alle betroffenen Dateien auswirkt.

OneDrive-Abhängigkeiten, eingefrorene Konten und bewährte Verfahren

Wenn Sie das Ihrem OneDrive zugewiesene Speicherlimit überschreiten, wechselt das Konto in einen bestimmten Zustand. „eingefroren“ (schreibgeschützt)Ab diesem Zeitpunkt können Sie keine Dateien mehr hochladen oder bearbeiten, bis Sie Speicherplatz freigeben oder Ihren Tarif upgraden.

Um ein gesperrtes Konto wieder freizuschalten, gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten: Kaufen Sie mehr Platz (das Abonnement verlängern) oder Dateien löschen, um Speicherplatz freizugebenÜber die Weboberfläche wird Ihnen beim Einloggen in ein gesperrtes Konto die Funktion „Konto entsperren, um vorübergehend auf Ihre Dateien zuzugreifen“ angeboten, damit Sie diese bereinigen können.

Nach dem vorübergehenden Auftauen folgt eine Zeitspanne (in der Regel 30 Tage), in der Sie können unnötige Dateien löschen.Wenn Sie dies nicht rechtzeitig tun oder das Limit erneut überschreiten, kann das Konto erneut und mit strengeren Maßnahmen eingefroren werden, sodass Sie sich unter Umständen sogar an den Support wenden müssen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Inaktivität: Wenn Sie innerhalb eines Jahres nicht auf OneDrive zugreifen, Ihr Konto wurde möglicherweise aufgrund von Inaktivität gesperrt.Selbst wenn Sie andere Microsoft 365-Dienste nutzen, lässt sich dies verhindern, indem Sie sich einfach mindestens einmal im Jahr anmelden oder den Desktop-Client regelmäßig verwenden.

In jedem Fall ist es ratsam. Speichernutzung überwachen Überprüfen Sie in Ihrem Konto, welche Ordner synchronisiert werden, und deaktivieren Sie diejenigen, die zu groß oder nicht wichtig sind, um ein unnötiges Überschreiten des Limits zu vermeiden.

OneDrive-Clienteinstellungen und erweiterte Optionen

Der OneDrive-Client für Windows und macOS enthält ein Einstellungsfeld mit mehreren Registerkarten, die indirekt Einfluss nehmen. wie Dateien verwaltet werden und, im weiteren Sinne, ihre VersionenZu den relevantesten Optionen gehören:

• Synchronisieren und sichern: ermöglicht es Ihnen, die Sicherung wichtiger Ordner von Ihrem PC (Desktop, Dokumente, Bilder) zu aktivieren, sodass diese Teil Ihres OneDrive werden.
• Vorlieben: Steuert das Verhalten beim Anmelden, die Nutzung im Energiesparmodus oder in getakteten Netzwerken sowie andere allgemeine Optionen.
• Dateien auf AnfrageErmöglicht das Herunterladen bei Bedarf, sodass zwar alle Dateien angezeigt werden, diese aber erst dann Speicherplatz auf Ihrem Computer belegen, wenn Sie sie öffnen. Dies kann sich auf die Leistung und die lokale Versionsverwaltung auswirken.
• DateizusammenarbeitEs steuert die Synchronisierung von Änderungen an gemeinsam genutzten Dokumenten und ist von zentraler Bedeutung für... Office speichert standardmäßig auf OneDrive. und die automatische Speicherfunktion funktioniert einwandfrei.
• Konto: zeigt den belegten Speicherplatz an, ermöglicht das Trennen des Kontos oder das Hinzufügen eines weiteren Kontos, die Auswahl der zu synchronisierenden Ordner und die Konfiguration des persönlichen Speichers.

Sie haben außerdem Steuerelemente für Synchronisierung pausieren und fortsetzenSchließen Sie den Client vollständig oder überprüfen Sie die Supportinformationen, wie z. B. die Geräte-ID und die genaue Version von OneDrive, die installiert ist. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie Probleme mit dem Versionsverlauf oder der Synchronisierung haben.

Dieses gesamte Ökosystem aus Versionskontrolle, Protokollverwaltung, Verlaufsbegrenzungen, Wiederherstellungsoptionen und Clientkonfiguration macht es möglich. OneDrive und SharePoint sind sehr leistungsstarke Tools zum Schutz Ihrer Dateien.Sie können zusammenarbeiten, Änderungen rückgängig machen, rechtliche Anforderungen erfüllen und Datenverlust vermeiden, wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, um zu lernen, wie die einzelnen Komponenten funktionieren.