Unter anderem die digitales Zertifikat Es kann verwendet werden, um die Authentizität und Rechtsgültigkeit eines Word-Dokuments zu gewährleisten. Es kann uns auch dabei helfen, Aspekte im Zusammenhang mit der Sicherheit zu stärken. Deshalb werden wir es Ihnen in diesem Artikel erklären So signieren Sie ein Word-Dokument mit einem digitalen Zertifikat, Schritt für Schritt.
Es sollte daran erinnert werden, dass es sich um ein digitales Zertifikat handelt ein elektronisches Dokument die identifizierende Informationen über eine Person, Organisation oder Organisation enthält und mit denen auf einen bestimmten Dienst zugegriffen werden kann. In Spanien ist es bereits weit verbreitet, diese Bescheinigungen für die Durchführung aller Arten von Verwaltungsverfahren zu verwenden, beispielsweise vor der Steuerbehörde oder der Generaldirektion für Verkehr.
Die Möglichkeit, ein Word-Dokument mit einem digitalen Zertifikat zu signieren, erfordert viele Dinge Vorteil. Dies sind die bemerkenswertesten:
- Garantieren Sie die Authentizität und Vertraulichkeit des Dokuments, was der Hauptgrund für dieses Tool ist.
- Es hat Rechtsgültigkeit in der Europäischen Union und vielen anderen Ländern.
- Gewährleistet die Dokumentenintegrität, das heißt, es kann nach der Unterzeichnung nicht mehr geändert oder geändert werden.
- Dies stellt eine erhebliche Zeit- und Ressourcenersparnis dar, da Sie nichts ausdrucken, scannen oder verschicken müssen.
- Optimiert Audit- und Zertifizierungsverfahren.
All diese Vorzüge machen das digitale Zertifikat zu einer wertvollen Ressource im geschäftlichen, rechtlichen und administrativen Umfeld, obwohl wir es auch problemlos für unsere häuslichen oder persönlichen Vorgänge nutzen können.
Voraussetzungen
Kommen wir zum praktischen Teil. Um ein Word-Dokument mit einem digitalen Zertifikat zu signieren, müssen wir zunächst eine Reihe von Voraussetzungen erfüllen.
Zuallererst müssen wir das digitale Zertifikat auf unserem Computer installiert haben (Wir empfehlen die Lektüre unseres vorherigen Beitrags «Wo werden digitale Zertifikate gespeichert?«). Zertifikate können von verschiedenen Stellen ausgestellt werden, aber um verwendet zu werden, müssen sie gültig und aktuell sein. Um zu überprüfen, ob das Zertifikat auf dem installiert ist Zertifikatsmanager Wir können die Tastenkombination Windows + R verwenden und in die Suchleiste schreiben certmgr.msc und drücken Sie die Eingabetaste.
Andererseits müssen wir dafür sorgen, dass wir es haben eine Version von Microsoft Word, die digitale Signaturen unterstützen kann (Word 2016 oder höher). Es ist außerdem erforderlich, dass das zu signierende Dokument gespeichert wird .docx-Format.
Schritt für Schritt ein Word-Dokument mit einem digitalen Zertifikat signieren
Nachdem die vorherigen Prüfungen durchgeführt wurden, sehen wir uns an, wie Sie vorgehen müssen, um ein Word-Dokument mit einem digitalen Zertifikat zu signieren. Dies sind die Schritte, die Sie befolgen müssen:
Schritt 1: Öffnen Sie das Dokument in Microsoft Word
Wir müssen lediglich das Word-Programm auf unserem Computer starten und das Archiv nach dem Dokument durchsuchen, das wir digital signieren möchten.
Schritt 2: Greifen Sie auf die Option „Digitale Signatur“ zu
- Im geöffneten Dokument klicken wir auf die Registerkarte Archivieren.
- Dann wählen wir die Registerkarte Informationen.
- Im rechts auf dem Bildschirm angezeigten Panel klicken wir auf «Dokument schützen».
- Abschließend wählen wir die Option „Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu».
Schritt 3: Digitale Signatur einrichten
Nach den vorherigen Schritten erscheint auf dem Bildschirm ein Dialogfeld, das uns mitteilt, dass unserem Dokument eine digitale Signatur hinzugefügt wird. Optional können wir hier eine kurze schriftliche Beschreibung des Ziels oder Zwecks der digitalen Signatur des Dokuments in einem bestimmten Textfeld hinzufügen.
Schritt 4: Wählen Sie das digitale Zertifikat aus
Das ist der Hauptteil des digitalen Signaturprozesses, bei dem wir wie folgt vorgehen müssen: Wir klicken auf Zeichen. Wenn Sie mehrere Zertifikate installiert haben, erscheint eine Liste mit den verschiedenen Optionen. Alles was wir tun müssen ist Wählen Sie das entsprechende Zertifikat aus und drücke Akzeptieren.
Schritt 5: Vervollständigen Sie die Signatur
Wenn Sie unseren Anweisungen folgen, signiert Microsoft Word das Dokument und zeigt uns dann eine Benachrichtigung an, die bestätigt, dass die digitale Signatur hinzugefügt wurde. Danach, Das Dokument wird als „schreibgeschützt“ markiert., sodass jeder Versuch, sie zu modifizieren oder zu ändern, die Signatur automatisch ungültig macht.
Einige wichtige Überlegungen
Das Signieren eines Word-Dokuments mit einem digitalen Zertifikat ist die sicherste Methode, um das Vertrauen der Empfänger zu gewährleisten, die absolut sicher sein können, dass das Dokument nach der Signatur nicht verändert wurde.
Um Überraschungen und Fehler zu vermeiden, ist es jedoch ratsam behalte das aktualisiertes Zertifikat. Es kann nicht schaden, von Zeit zu Zeit das Ablaufdatum zu überprüfen. Außerdem ist es wichtig, den Signiervorgang nicht wiederholen zu müssen Überprüfen Sie den gesamten Inhalt, bevor Sie unterschreiben. Manchmal ermöglicht uns eine abschließende Überprüfung, Dinge zu erkennen, die im Dokument fehlen oder überflüssig sind.
Um schließlich zu überprüfen, ob alles richtig gemacht wurde, können wir Folgendes durchführen: Überprüfung aus sicherer manera:
- Wir öffnen das Dokument das wurde digital signiert.
- Gehen wir zur Registerkarte Archiv.
- Wählen Sie die Option Informationen.
- Zum Abschluss klicken wir auf Siehe UnterschriftenHier können wir die Gültigkeit der Signatur, das verwendete Zertifikat und andere damit zusammenhängende Details überprüfen. So einfach.