Wenn wir die verschiedenen Programme verwenden Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint usw.) Wir bleiben fast immer beim jeweiligen Standardformat. Hier erklären wir einige Vorteile des Speicherns Ihrer Office-Dateien im XML-Format, die Sie wahrscheinlich nicht kennen. Vielleicht werden Sie von nun an darüber nachdenken, es zu tun.
In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was genau das XML-Format ist, wofür es verwendet wird und vor allem, warum es für uns als Ressource so interessant ist.
Was ist das XML-Format?
XML ist die Abkürzung für Erweiterbare Auszeichnungssprache (Extensible Markup Language), entwickelt, um Daten in einer für alle Browser universell lesbaren Form zu speichern. Es wurde Mitte der 70er Jahre von IBM als Speicherlösung für die enormen Datenmengen entwickelt, die das Unternehmen verarbeitete.
Obwohl das XML-Format seit seinen Anfängen wegen seines Detaillierungsgrades und seiner Komplexität mehrfach kritisiert wurde, bietet es uns in Wahrheit eine Reihe von Vorteilen Vorteil was hervorzuheben ist. Dies sind einige davon:
- Es ist durch das Hinzufügen neuer Tags erweiterbar.
- Es dient dazu, Anwendungen verschiedener Plattformen zu kommunizieren, ohne dass Fehler oder Inkompatibilitäten auftreten.
- Es hilft uns, Daten in Informationen umzuwandeln.
Das XML-Format hat vor allem den Vorteil, Informationen abstrakt und wiederverwendbar zu strukturieren. Jedes seiner Elemente ist durch Beschriftungen organisiert und folgt einer stark hierarchischen Struktur.
XML ist nicht dasselbe wie HTML
Oberflächlich betrachtet ist die Art und Weise, wie HTML und XML organisiert sind, nahezu identisch, es gibt jedoch nur einen großen Unterschied zwischen ihnen. In der HTML-Sprache definieren Tags das Erscheinungsbild der Daten (Position des Titels, Position von Absätzen usw.), während zBei XML sind es die Tags selbst, die die Struktur und Bedeutung der Daten definieren.
Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass HTML einen Standardsatz von Tags bietet, den alle Benutzer teilen können. Allerdings in XML Jeder Benutzer kann seine eigenen Etiketten erstellen. Infolgedessen kann XML in bestimmten Fällen HTML ersetzen, jedoch nicht umgekehrt.
Eine Sprache von universellem Nutzen
Grundsätzlich werden XML-Dateien universell für den Export und Import von Datenbankinhalten verwendet. Dies ist möglich, da es sich um eine handelt Tool, das auf einer universellen Sprache basiert, vereinfacht und für die Verwendung im Internet angepasst ist.
Ein weiterer, nicht weniger wichtiger Aspekt, den wir ebenfalls wertschätzen müssen, ist, dass XML keinem Unternehmen gehört Die Nutzung ist kostenlos.
Vorteile der Verwendung von XML
Warum ist es so praktisch, Office-Dateien im XML-Format zu speichern? Zunächst müssen wir seinen Status hervorheben leicht umsetzbare Sprache, für alle Browser vollkommen verständlich. Darüber hinaus ist es aber auch eine universelle Sprache, die sich an alle Sprachen und Alphabete anpasst. Das heißt, es ist so gilt gleichermaßen für Maschinen und Menschen.
Jeder kann den Umgang mit XML erlernen, ohne über umfassende technische Kenntnisse zu verfügen. Man muss nur bedenken, dass es innerhalb einer hierarchischen Struktur mit strengen, aber einfachen Kompositionsregeln funktioniert.
Was Microsoft Office betrifft, müssen wir uns daran erinnern Die Office-Suite verwendet standardmäßig XML-basierte Dateiformate (.docx, .xlsx und .pptx). Dies stellt einen großen Vorteil dar, da ermöglicht es Benutzern, ihre eigenen Schemata zu definieren und Daten auf unterschiedliche Weise zu verwenden. Und alles kostenlos.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die neuen XML-Formate ZIP und andere Komprimierungssysteme verwenden Es ist möglich, die Dateigröße um bis zu 75 % zu reduzieren. Fast nichts.
Abschließend müssen wir über das Thema sprechen Sicherheit. Da jede beschädigte Datei für den Benutzer vollständig lesbar ist, kann sie in einem einfachen Textlesegerät wie Microsoft Notepad geöffnet werden, um Informationen wiederherzustellen und sogar Korrekturen vorzunehmen.
Neue Dateien sind außerdem sicherer, da sie keinen Visual Basic for Applications (VBA)-Code enthalten können. Um den Abschnitt weiter zu verstärken DatenschutzerklärungEs besteht die Möglichkeit, Tools wie den „Dokumenteninspektor“ zu verwenden, der uns unter anderem dies ermöglicht Persönliche Daten löschen.
Aktivieren Sie XML-Tools in Office
Wenn Sie diese XML-Tools in Microsoft Office verwenden, müssen Sie wissen, dass die Registerkarte „Entwickler“. wird standardmäßig nicht angezeigt. Es ist notwendig, es zur Multifunktionsleiste hinzuzufügen, wenn Sie Befehle manuell erteilen. So geht's:
- Gehen wir zunächst zur Registerkarte Archivieren.
- Dort wählen wir aus "Optionen" und in der neuen Box, die sich öffnet, wählen wir aus „Passen Sie das Menüband an.“
- In diesem Abschnitt werden wir Folgendes tun «Hauptregisterkarten», wo wir die Box aktivieren Programmierer.
Danach bleibt die Registerkarte „Entwickler“ immer sichtbar, es sei denn, wir deaktivieren sie erneut oder installieren eines der Programme, die Teil von Microsoft 365 sind, neu.