Welche Daten Sie nicht in einen Chatbot hochladen sollten: Ein Leitfaden zu Sicherheit und Datenschutz

Chatbots sind in fast alle Bereiche unseres digitalen Lebens vorgedrungen: Kundenservice, Online-Banking, Shopping, Versicherungen, Gesundheitswesen, Bildung, Arbeit… Ihre immense Nützlichkeit verleitet dazu, ihnen alles anzuvertrauen. Doch nicht alles, was man in einen Chatbot eingibt, ist harmlos oder bleibt „zwischen Ihnen und der Maschine “. Im Hintergrund sammeln, verarbeiten und speichern Systeme in manchen Fällen personenbezogene Daten, was schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben kann. Es gibt sogar Fälle, in denen ein Chatbot als Hintertür fungieren kann , wenn er nicht korrekt konfiguriert ist.

Wenn Sie nicht vorsichtig sind, könnten Sie unwissentlich medizinische, finanzielle oder Kundendaten weitergeben. Dies verstößt direkt gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), spanisches Recht und die neuen europäischen Vorschriften zur Künstlichen Intelligenz. Dieser Leitfaden erklärt, welche Daten Sie nicht in einen Chatbot hochladen sollten, welche Risiken bestehen und wie Sie diese Tools sowohl privat als auch beruflich verantwortungsvoll nutzen. Wenn Sie nach praktischen Möglichkeiten zum Schutz Ihrer Daten suchen, lesen Sie unseren Leitfaden zu Sofortmaßnahmen zur Reduzierung Ihres digitalen Fußabdrucks.

Was genau ist ein Chatbot und warum beeinträchtigt er Ihre Privatsphäre?

Ein Chatbot ist im Wesentlichen ein Computerprogramm, das in Echtzeit mit Nutzern kommunizieren kann . Er kann per Sprache oder Text kommunizieren oder in Websites, Apps, WhatsApp, soziale Medien oder interne Plattformen integriert werden. Chatbots werden hauptsächlich im Kundenservice eingesetzt, da sie die gleichzeitige Bearbeitung vieler Anfragen ermöglichen, Wartezeiten verkürzen und rund um die Uhr schnelle Antworten liefern.

Neben dem Komfort gibt es einen wichtigen Punkt zu beachten: Chatbots erfassen, verarbeiten und speichern in der Regel personenbezogene Daten . Selbst wenn nur nach Name und E-Mail-Adresse gefragt wird, verarbeitet der Chatbot personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Daher ist es wichtig, die Leitfäden zu Zugriffskontrolle und Datenschutz für Chat-Plattformen zu prüfen und Ihre internen Richtlinien entsprechend anzupassen. Wenn Sie dem Chatbot zusätzlich Dokumente, Patientenakten, Kundendaten oder Finanzinformationen übermitteln, steigt das Risiko erheblich.

Im Gesundheitswesen werden beispielsweise große Sprachmodelle (LLMs) wie ChatGPT, Copilot Health, Gemini oder Tools wie HealthAI eingesetzt, um medizinische Berichte, Laborergebnisse und Symptome zu interpretieren . Das Problem ist zweifach: Sie können Fehler machen (falsche Diagnosen, gefährliche Ratschläge) und sie können hochsensible medizinische Daten verarbeiten, ohne dem gleichen strengen rechtlichen Rahmen wie ein Krankenhaus oder ein Arzt zu unterliegen.

Verschiedenen Studien zufolge wissen Nutzer oft nicht einmal, welche Informationen sie einem Chatbot anvertrauen sollten , und verstehen auch nicht, was anschließend mit diesen Daten geschieht. Dies birgt die Gefahr schwerwiegender Fehler und des Diebstahls persönlicher Daten.

Rechtlicher Rahmen: DSGVO, LOPD, IA-Gesetz und Risikoklassifizierung

In der Europäischen Union bildet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) den Hauptrahmen. Sie gilt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten von EU-Bürgern, sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU. In Spanien wird sie durch nationale Datenschutzgesetze ergänzt.

Darüber hinaus hat die EU den Gesetzentwurf zur Künstlichen Intelligenz (KI-Gesetz) verabschiedet , der KI-Systeme nach dem Risiko für Grundrechte klassifiziert. Chatbots und virtuelle Assistenten fallen demnach in der Regel in die Kategorien mittleres oder niedriges Risiko . Das bedeutet jedoch nicht, dass man sie bedenkenlos einsetzen kann: Sie müssen weiterhin die DSGVO einhalten und Transparenz- sowie Sicherheitsanforderungen erfüllen.

Generell lassen sich bei KI-Systemen mehrere Risikostufen unterscheiden:

• Verbotenes RisikoKI-Systeme, die ein inakzeptables Risiko für die Sicherheit, das Leben oder die Grundrechte darstellen (z. B. unterschwellige Manipulation, massenhaftes soziales Scoring usw.), sind gänzlich verboten.
• Hohes RisikoSysteme, die erhöhten Auflagen unterliegen (Konformitätsbewertungen, Risikoanalysen, strenge Überwachung). Dies sind typischerweise KI-Systeme für kritische Sektoren wie das Gesundheitswesen, den Transportsektor oder die Infrastruktur.
• Mittleres/geringes RisikoViele kommen hierher. Chatbots und virtuelle KundendienstassistentenSie gelten zwar nicht als risikoreich, müssen aber die Datenschutz- und Transparenzvorschriften einhalten.
• Minimales oder geringes RisikoAnwendungen mit sehr geringen Auswirkungen auf die Privatsphäre oder Rechte, die hauptsächlich Verhaltensregeln und bewährten Verfahren unterliegen.

Die DSGVO ihrerseits stützt sich auf mehrere Grundprinzipien, die für den Einsatz von KI-Chatbots von großer Bedeutung sind :

• DatenminimierungEs dürfen nur die Daten verarbeitet werden, die für den angegebenen Zweck unbedingt erforderlich sind.
• ZweckbeschränkungDie Daten dürfen nur für die dem Nutzer mitgeteilten Zwecke verwendet werden.
• Transparenz und ZustimmungDie Menschen müssen klar informiert werden, und wo angebracht, muss ihre freie, spezifische, informierte und unmissverständliche Einwilligung eingeholt werden.
• Begrenzung der AufbewahrungsfristDaten dürfen nicht ohne Begründung unbegrenzt gespeichert werden.
• Proaktive Verantwortung (Rechenschaftspflicht)Das Unternehmen muss nachweisen können, dass es die DSGVO durch konkrete technische und organisatorische Maßnahmen einhält.

Darüber hinaus bestehen besondere Verpflichtungen im Zusammenhang mit automatisierter Entscheidungsfindung und Profilerstellung sowie die Notwendigkeit, Folgenabschätzungen durchzuführen , wenn die Verarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Einzelpersonen darstellt.

Einwilligung, Informationspflicht und automatisierte Entscheidungen

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten über einen Chatbot gilt grundsätzlich: Sie benötigen eine gültige Rechtsgrundlage, und in vielen Fällen ist dies die Einwilligung des Nutzers . Diese Einwilligung kann nicht stillschweigend erfolgen oder aus Schweigen abgeleitet werden; sie muss durch eine aktive Handlung erfolgen (z. B. Ankreuzen eines Kästchens, Beantworten einer Frage mit „Ja“).

Die DSGVO schreibt vor, dass der Nutzer vor Beginn der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Chatbot klar und verständlich mindestens über Folgendes informiert werden muss:

• La Firmenidentität und Kontaktdaten Datenverantwortlicher.
• La finalidad mit der Ihre Daten erfasst und verarbeitet werden.
• El Lagerdauer oder die Kriterien zur Bestimmung desselben.
• Die Benutzerrechte (Zugang, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung, Übertragbarkeit).
• La Möglichkeit, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (in Spanien die AEPD).
• Wenn doch Automatisierte Entscheidungeneinschließlich Profiling und dessen Konsequenzen.

In der Praxis äußert sich dies üblicherweise in ersten Chatbot-Nachrichten wie: „Ihre Daten werden von [Firmenname] verarbeitet. Unsere Datenschutzrichtlinie finden Sie hier. Sind Sie damit einverstanden?“ Die Einwilligung kann entweder durch eine direkte Frage im Chat oder über ein Kontrollkästchen auf der Website eingeholt werden.

Bezüglich automatisierter Entscheidungen gewährt Artikel 22 der DSGVO Betroffenen das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Folgen hat oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Im Kontext von KI kann dies von der Ablehnung einer Versicherung oder eines Kredits allein aufgrund von Algorithmen bis hin zu medizinischen Entscheidungen ohne menschliche Überprüfung reichen. Bei tatsächlicher menschlicher Intervention (Überprüfung, Möglichkeit zur Änderung der Entscheidung) wird dieses Verbot gelockert, das Unternehmen muss jedoch transparent sein und Rechtsbehelfe anbieten.

Datentypen, die Sie niemals in einen Chatbot hochladen sollten

Abgesehen vom rechtlichen Rahmen gilt eine einfache goldene Regel: Alles, was Sie einem Fremden in einem Café nicht erzählen würden, sollten Sie auch nicht in einen öffentlichen Chatbot eingeben . Und wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, dürfen auch keine Daten, die durch Datenschutzbestimmungen oder Vertraulichkeitsvereinbarungen geschützt sind, dort veröffentlicht werden.

Zu den Daten, die niemals mit öffentlich zugänglichen Chatbots (ChatGPT Free/Plus, Gemini im Verbrauchermodus, kostenloses Perplexity usw.) geteilt werden sollten, gehören:

• Vollständige Identifikationsdaten: Name und Nachname zusammen mit Personalausweis, Reisepass, Geburtsdatum, vollständiger Postanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, die mit Ihrer realen Identität verknüpft sind.
• Finanz- und Zahlungsdetails: Kartennummern, CVV-Codes, IBAN, Online-Banking-Passwörter oder Screenshots mit sichtbaren Banktransaktionen.
• Identifizierbare medizinische oder GesundheitsinformationenKlinische Berichte mit Ihrem Namen, Laborergebnissen, Diagnosen, Behandlungen, Krankengeschichten usw.
• Kunden-, Patienten- oder MitarbeiterdatenKaufhistorien, Kundenlisten, Vorfälle, Schadensfälle, Versicherungsdaten, Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen.
• besonders sensible Informationen: Religion, sexuelle Orientierung, politische Ideologie, Gewerkschaftszugehörigkeit, spezifische Behinderung, Vorstrafenregister.
• Anmeldeinformationen und ZugriffPasswörter, Tokens, API-Schlüssel, Links mit eingebetteten Anmeldeinformationen, Erfassungen interner Systemkonfigurationen.
• Vertrauliche Geschäftsdokumente: Geschäftsstrategien, Geschäftsgeheimnisse, nicht-öffentliche interne Dokumentation, Verträge mit sensiblen Klauseln.

Ein häufiger Fehler, sowohl privat als auch beruflich, ist das Hochladen ganzer Dateien in ChatGPT oder einen anderen Chatbot, um sie ohne vorherige Prüfung „zusammenzufassen“. Im Kundenservice könnte beispielsweise ein Mitarbeiter eine Liste von Bestellungen mit Namen, Adressen und E-Mail-Adressen einfügen, um eine „Kaufverhaltensanalyse“ zu erhalten. Oder er lädt privat ein Bluttestergebnis im PDF-Format hoch, auf dem Name, Ausweisnummer und Telefonnummer sichtbar sind, um eine schnelle Interpretation zu erhalten.

In all diesen Fällen werden personenbezogene Daten Dritter oder Ihre eigenen sensiblen personenbezogenen Daten ohne Genehmigung oder Schutzmaßnahmen weitergegeben . Selbst bei guten Absichten verstoßen Sie möglicherweise gegen die DSGVO und setzen diese Informationen der Gefahr weiterer Verwendungen aus (z. B. Modelltraining, manuelle Überprüfung, Weitergabe an Dritte).

Spezifische Risiken von Gesundheits-Chatbots und medizinischen Daten

Der Gesundheitsbereich ist besonders sensibel. KI-Chatbots, die sich auf medizinische Themen konzentrieren – oder die Verwendung allgemeiner Chatbots zur Besprechung von Symptomen oder Diagnosen – bergen Risiken auf zwei Ebenen: Qualität der Antworten und Datenschutz.

Im Hinblick auf die Qualität wurden schwerwiegende Fehler und Fehlinterpretationen in den Empfehlungen von Sprachmodellen bei der Beantwortung medizinischer Anfragen dokumentiert. Geringfügige Änderungen in der Fragestellung können zu völlig unterschiedlichen, mitunter widersprüchlichen Antworten führen; diese Fehlinterpretationen zählen zu den am häufigsten diskutierten Problemen in der Fachliteratur.

Im Hinblick auf den Datenschutz zählen Gesundheitsdaten zu den sensibelsten überhaupt. Sobald Sie Ihre Krankengeschichte oder Laborergebnisse mit einem öffentlichen Chatbot teilen, können diese Daten zu einer dauerhaften digitalen Akte werden . Selbst wenn der Anbieter verspricht, diese Interaktionen nicht zum Trainieren des Modells zu verwenden, kann er sie für einen bestimmten Zeitraum speichern, an Dritte (wie z. B. Datenaggregatoren) weitergeben oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.

Darüber hinaus unterliegen viele KI-basierte Gesundheitsanwendungen nicht denselben strengen rechtlichen Rahmenbedingungen wie Krankenhäuser und Ärzte (z. B. HIPAA in den USA oder spezifische Gesundheitsvorschriften in Europa). Dies bedeutet, dass der Schutz, die Vertraulichkeitsverpflichtungen und die Strafen bei Nichteinhaltung erheblich variieren können.

Cyberkriminelle schätzen medizinische Daten besonders, da diese ihren Wert über Jahre behalten und nicht wie eine Kreditkarte „verändert“ werden können . Sie können für Versicherungsbetrug, zum Erschleichen medizinischer Leistungen unter falscher Identität oder sogar zur Erpressung missbraucht werden. Je mehr Unternehmen und Anbieter diese Daten verarbeiten (KI-Anbieter, Versicherer, Datenvermittler usw.), desto größer sind die Sicherheitslücken.

Fortschrittliche Behandlungsmethoden: Profiling, Big Data und Datenbankabgleich

Moderne Chatbots beschränken sich nicht auf das aktuelle Gespräch. Sie sind häufig mit anderen Systemen und Datenbanken integriert, um personalisierte Antworten zu ermöglichen: CRM-Systeme, Kaufhistorien, Ticketsysteme, Marketingplattformen und vieles mehr.

Dies führt zu fortschrittlichen Behandlungsmethoden wie:

• ProfilerstellungNutzerprofile werden auf Basis ihrer Präferenzen, ihres Browserverlaufs, ihrer Chatantworten, ihrer vorherigen Interaktionen usw. erstellt. Dies ist zwar nützlich für Empfehlungen und Segmentierung, steht aber im Widerspruch zur DSGVO, wenn es an Transparenz und einer angemessenen Rechtsgrundlage mangelt.
• Verarbeitung großer DatenmengenDas System wird mit riesigen Datenmengen gespeist, um Modelle zu trainieren, Reaktionen zu verbessern oder Verhaltensmuster zu erkennen.
• Querverweise proprietärer Datenbanken mit Daten von DrittanbieternZum Beispiel durch die Kombination Ihrer Kundendaten mit Informationen von „Datenbrokern“, um Profile anzureichern.

Diese Verarbeitungstätigkeiten stellen einen besonderen Eingriff in die Privatsphäre dar und können gemäß der DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erfordern . Diese Abschätzung analysiert die mit der Verarbeitung verbundenen Risiken, die zu ihrer Minderung getroffenen Maßnahmen und ob das verbleibende Risiko akzeptabel ist.

Im Kontext eines Business-Chatbots bedeutet dies, dass die bloße Installation eines KI-Tools und dessen Anbindung an das CRM nicht ausreicht . Es ist unerlässlich zu dokumentieren, welche Daten zu welchem ​​Zweck abgeglichen werden, wie lange sie gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat und wie sie geschützt werden – einschließlich aller automatisierten Entscheidungen.

Auswahl und sichere Konfiguration von Chatbot-Anbietern

Wenn ein Unternehmen eine Chatbot-Lösung einführt, ist es von entscheidender Bedeutung, wo und wie die Daten verarbeitet werden. Der Standort der Server und die Rolle des Anbieters sind im Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO und der Vorschriften für internationale Datentransfers von zentraler Bedeutung.

Werden die Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gespeichert oder verarbeitet , stellt dies eine potenzielle internationale Datenübermittlung dar. In diesem Fall müssen Sie prüfen, ob das Land oder die Organisation ein von der EU anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau bietet, ob der Anbieter Rahmenwerke wie das EU-US-Datenschutzabkommen einhält oder, falls dies nicht der Fall ist, Standardvertragsklauseln oder andere in Artikel 46 der DSGVO vorgesehene Garantien unterzeichnen.

Darüber hinaus gilt der Anbieter des Chatbots und des Datenspeicherdienstes in den meisten Fällen als Auftragsverarbeiter . Dies erfordert den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags, der Folgendes regelt:

• Dass der Anbieter die Daten nur nach folgendem Verfahren verarbeitet dokumentierte Anweisungen von Ihrem Unternehmen (Datenverantwortlicher).
• Die technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen welche dann Anwendung finden (Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Audit-Protokolle usw.).
• Die Bedingungen von outsourcing von anderen Lieferanten (Untermanagern).
• La Vorfall- und Sicherheitsverletzungsmanagementeinschließlich Benachrichtigungen innerhalb der an die DSGVO angepassten Fristen.
• La Rückgabe oder Vernichtung von Daten am Ende des Gottesdienstes.

Parallel dazu empfiehlt es sich, die Datenaufbewahrungsrichtlinie des Anbieters zu prüfen . Beispielsweise speichern Verbraucherversionen bestimmter Chatbots Konversationen für einen bestimmten Zeitraum (30 Tage, 72 Stunden usw.) und verwenden diese möglicherweise zum weiteren Training des Modells, während Unternehmensversionen es ermöglichen, das Training mit eigenen Daten zu deaktivieren und eine Aufbewahrungsdauer von null oder begrenzt zu konfigurieren.

Aktuell bieten einige KI-Anbieter mehr Sicherheitsvorkehrungen als andere. Manche Modelle verwenden standardmäßig keine Nutzeranfragen für das Training (es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung vor), verschlüsseln Daten während der Übertragung und im Ruhezustand und ermöglichen benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien, insbesondere in Unternehmens- und Cloud-Umgebungen. Andere hingegen protokollieren Anweisungen und Ergebnisse zur Modellverbesserung ohne erweiterte Kontrollmöglichkeiten, wodurch sie sich weniger für die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten eignen. Organisationen, die ihre Daten innerhalb ihrer internen Grenzen halten möchten, sollten Optionen in Betracht ziehen, die ein sicheres Training und die Bereitstellung von Modellen in internen Umgebungen ermöglichen.

Technische Maßnahmen zum Schutz von Daten in Business-Chatbots

In Unternehmen, die große Mengen personenbezogener Daten verwalten (Kontaktzentren, Versicherungen, Banken, E-Commerce usw.), sollte der Einsatz von Chatbots mit Protokollen gestaltet werden, die denen von Telefonanrufen oder IVR-Systemen ähneln , wo bereits etablierte Sicherheitsmechanismen vorhanden sind.

Zu den gängigsten technischen Maßnahmen zum Schutz von Daten in einem KI-gestützten Chat gehören:

• Verschlüsselung und Maskierung numerischer DatenPolicennummern, Ausweisdokumente, Zugangscodes und Karten werden automatisch verschlüsselt und niemals im Klartext gespeichert. Das System kann nur einen Teil der Daten anzeigen (z. B. „Police endet mit 4321“), sodass weder der Agent noch der vollständige Datensatz die sensiblen Informationen einsehen können.
• Automatische Erkennung sensibler Daten und BenutzerwarnungenWenn der Kunde „Ich habe Epilepsie“ eingibt oder eine bestimmte Erkrankung detailliert beschreibt, kann der Chatbot antworten: „Wir benötigen in diesem Chat keine detaillierten medizinischen Informationen von Ihnen. Möchten Sie mit einem Spezialisten sprechen?“
• Anonymisierung in EchtzeitDie ursprüngliche Nachricht wird vor der Speicherung transformiert, indem spezifische Daten durch allgemeine Bezeichnungen ersetzt werden. So kann beispielsweise „Ich bin Diabetiker und möchte wissen, welchen Versicherungsschutz ich habe“ als „Nutzer fragt nach Krankenversicherung“ registriert werden.
• Selektives Löschen sensibler DatenAnstatt zu etikettieren, verwendet das System einfach eliminiert spezifische Begriffe (Krankheiten, Identifikationsnummern usw.) des Textes vor dem Speichern, wobei die Gesamtstruktur des Gesprächs erhalten bleibt.
• Tokenisierung und strenge ZugriffskontrolleWenn Daten vorhanden sind, die unbedingt gespeichert werden müssen (z. B. eine medizinische Diagnose in einer Krankenversicherungspolice), werden diese als Token („Medizinische Diagnose Nr. 874632“) gespeichert, auf das nur Systeme oder Personen mit sehr eingeschränkten Berechtigungen zugreifen können.

Zusätzlich zu diesen Maßnahmen ist es unerlässlich, den Grundsatz der Datenminimierung anzuwenden : Vermeiden Sie es, nach Informationen zu fragen, die nicht unbedingt notwendig sind. Wenn beispielsweise für eine Terminbuchung nur Name und Telefonnummer benötigt werden, ist es überflüssig, nach Geburtsdatum oder Ausweisnummer zu fragen. Je weniger Daten erhoben werden, desto geringer sind die Auswirkungen eines potenziellen Datenschutzverstoßes.

Schließlich setzen die fortschrittlichsten Unternehmen zunehmend auf Middleware-Schichten und iPaaS (Integrationsplattformen als Service), um sich zwischen ihren internen Systemen und KI-Anbietern zu positionieren. Diese Schichten ermöglichen es ihnen, Daten zu maskieren, einwilligungsbasierte Weiterleitung durchzuführen, Audits zu protokollieren und sicherzustellen, dass die Daten, die das KI-Modell erreichen, bereits frei von personenbezogenen Daten oder unnötigen Informationen sind.

Konten, Einstellungen und bewährte Vorgehensweisen bei der Verwendung von ChatGPT und anderen LLMs

Bei der Verwendung von generativen KI-Tools wie ChatGPT, Gemini, Claude oder Perplexity kommt es darauf an, welche Version man verwendet und wie man sie konfiguriert . Jede bietet unterschiedliche Datenschutz- und Datenverarbeitungsoptionen.

Bei ChatGPT gibt es beispielsweise kostenlose, Plus/Pro- und Business-Abos wie Teams oder Enterprise . Die Versionen für Privatkunden speichern Konversationen in der Regel eine Zeit lang und verwenden Ihre Nachrichten möglicherweise zum weiteren Trainieren des Modells, es sei denn, Sie deaktivieren die Trainingsnutzung explizit, sofern diese Option verfügbar ist.

Geschäftskonten hingegen ermöglichen Folgendes:

• Datenaufbewahrung deaktivieren oder reduzieren Sie es auf ein Minimum.
• Garantieren Sie, dass Die Daten werden nicht zum Trainieren der Basismodelle verwendet..
• Gründen Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPA) und spezifische Sicherheitsrichtlinien.

Andere KI-Plattformen, wie beispielsweise bestimmte in Google Cloud integrierte Modelle oder Unternehmenslösungen anderer Anbieter, bieten ähnliche Optionen: Datenspeicherung in der EU , Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, keine menschliche Überprüfung von Anweisungen, spezifische Konfigurationen zur Einhaltung der DSGVO usw. Allerdings können ihre kostenlosen oder verbraucherorientierten Versionen Interaktionen über Stunden oder Tage aufzeichnen, eine menschliche Überprüfung ermöglichen und die Daten zur Verbesserung des Dienstes verwenden.

Einige allgemeine Best Practices für die sichere Nutzung von Chatbots , sowohl im Beruf als auch im Privatleben, wären:

• Vertrauliche Informationen dürfen nicht über öffentliche Tools weitergegeben werden. oder in kostenlosen Versionen von KI-Modellen.
• Datenschutzeinstellungen korrekt konfigurieren, indem die Verwendung von Daten für Trainingszwecke nach Möglichkeit deaktiviert und der Chatverlauf eingeschränkt wird.
• Mitarbeiter schulen über welche Daten in Chatbots eingegeben werden können und welche nicht, und über die rechtlichen Konsequenzen des Hochladens von Dateien mit personenbezogenen Daten.
• Geschäftskonten verwenden oder spezifische Lösungen mit Konformitätsgarantien (DSGVO, ISO 27001 usw.) beim Umgang mit sensiblen Daten.

Denken Sie daran: Wenn Sie mit Kundendaten arbeiten, reicht es nicht aus, die gesetzlichen Bestimmungen lediglich „mehr oder weniger“ einzuhalten . Die DSGVO sieht Bußgelder von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro vor, zusätzlich zu Reputationsschäden und der Pflicht, die Aufsichtsbehörde und die betroffenen Parteien über den Verstoß zu informieren.

Sicherer Umgang mit Chatbots: Praktische Empfehlungen

Abgesehen von den rechtlichen und technischen Aspekten gibt es eine Reihe einfacher Gewohnheiten, die jeder anwenden kann, um das Risiko bei der Nutzung von KI-Chatbots zu reduzieren , sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld.

Wenn Sie eine Frage stellen, insbesondere wenn es sich um ein sensibles Thema handelt (Gesundheit, Finanzen, Arbeit), sollten Sie Folgendes beachten:

• Gestalten Sie Ihren Fall so neutral wie möglich.Vermeiden Sie Namen, Adressen, Telefonnummern, Versicherungsnummern oder Hinweise auf bestimmte Unternehmen. Beschreiben Sie die Situation allgemein.
• Laden Sie keine "Roh"-Dokumente hoch.Wenn Sie möchten, dass der Chatbot Ihnen bei einer Textnachricht hilft, entfernen Sie zuerst alle personenbezogenen Daten (Name, Ausweisnummer, E-Mail-Adressen, Anschriften, Unterschriften, Stempel usw.).
• Es setzt voraus, dass alles, was Sie schreiben, gespeichert oder überprüft werden kann.Selbst wenn die Inhalte später gelöscht werden, können Teile davon in interne Protokolle, Backups oder Schulungsunterlagen einfließen.
• Prüfen Sie die Datenschutzrichtlinien des Dienstes.Prüfen Sie, ob Ihre Interaktionen für Trainingszwecke genutzt werden, mit wem Informationen geteilt werden, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden und ob Löschmechanismen angeboten werden.
• Betrachten Sie das Ergebnis nicht als absolute Wahrheit.Überprüfen Sie Informationen stets anhand offizieller Quellen, insbesondere wenn es um Ihre Gesundheit, Ihre Finanzen oder Ihre Rechte geht.

In Unternehmen ist es außerdem ratsam:

• definiere a internes KI-Nutzungsprotokoll Darin wird detailliert beschrieben, welche Tools autorisiert sind, welche Daten verwendet werden dürfen und welche Datenflüsse mehrere Anonymisierungsebenen oder Middleware durchlaufen müssen.
• Implementieren Überwachungsprotokolle Interaktionen mit KI, um die Einhaltung der Vorschriften nachweisen und Vorfälle rekonstruieren zu können.
• Aktivieren einfache Mechanismen für Nutzer zur Ausübung ihrer DSGVO-Rechte (Zugriff, Berichtigung, Löschung, Widerspruch usw.) in Bezug auf die vom Chatbot verarbeiteten Daten.

Vor diesem Hintergrund wird es deutlich einfacher, die Vorteile von Chatbots zu nutzen, ohne sie zu einem Datenschutzloch werden zu lassen. Entscheidend ist, zu wissen, welche Daten unbedingt aus der Konversation herausgehalten werden sollten , welche Konfigurationen von den Anbietern gefordert werden müssen und wie interne Prozesse angepasst werden können, damit KI ein Verbündeter und kein zusätzliches Risiko darstellt.

Sorgfältiger Umgang mit den geteilten Informationen, die Forderung nach Transparenz bei den verwendeten Tools und die Schulung des Teams im Bereich Datenschutz machen den Unterschied aus, ob KI als sicherer Beschleuniger eingesetzt wird oder ob sich daraus Strafen, Datenlecks und ein Vertrauensverlust bei den Kunden ergeben.

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