Wir werden zunehmend von digitalen Dokumenten abhängig. zur Arbeit, Verträge abschließenDas Einholen von Angeboten oder die Bearbeitung von Dokumenten bei Behörden erfordert den Nachweis, wer eine Datei erstellt hat und dass diese seitdem unberührt geblieben ist. Drucken, handschriftliches Unterschreiben und Scannen werden für die meisten alltäglichen Situationen zunehmend zu einem umständlichen und unsicheren Verfahren.
Digitale Signaturen und elektronische Zertifikate Sie lösen genau dieses Problem in Word, Excel, PowerPoint, PDF und anderen Office-Anwendungen. Sie ermöglichen Ein Word-Dokument unterschreiben direkt im Programm selbst, wodurch die Identität des Unterzeichners, die Integrität des Inhalts und in vielen Kontexten die Rechtsgültigkeit gewährleistet werden, sofern Zertifikate einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle verwendet werden.
Was ist eine digitale Signatur und wofür wird sie in Office verwendet?
Eine digitale Signatur ist im Wesentlichen ein verschlüsseltes elektronisches Siegel. Es ist in ein Dokument oder eine Nachricht eingebettet: eine Word-Datei, eine Excel-Tabelle, eine PowerPoint-Präsentation, eine E-Mail, ein Makro usw. Dieses Siegel enthält Informationen, mit denen Sie überprüfen können, wer es unterzeichnet hat und ob der Inhalt nach der Unterzeichnung geändert wurde. Darüber hinaus ermöglicht es Dokumente digital signieren mit Garantie.
Wenn Sie ein Office-Dokument digital signieren Reise mit ihm bescheinigt und dem zugehörigen öffentlichen Schlüssel. Mithilfe dieser Informationen kann das Programm des Empfängers überprüfen, ob die Signatur von Ihrem privaten Schlüssel stammt und ob die Datei seit der Signierung unverändert geblieben ist. Wird auch nur ein einziger Buchstabe geändert, ist die Signatur ungültig, und Office benachrichtigt Sie umgehend.
Es ist wichtig, zwischen sichtbaren und unsichtbaren Signaturen zu unterscheiden. innerhalb des Büros. Das sichtbare Signatur Sie wird als Signaturzeile oder Bild (Ihre eingescannte Unterschrift, ein Firmensiegel usw.) angezeigt, während die unsichtbare Signatur im Dokumentkörper nicht sichtbar ist. Office kennzeichnet die Datei jedoch als signiert und zeigt den Signaturstatus oben oder in der Dateiinformationsansicht an.
Sowohl sichtbare als auch unsichtbare Signaturen weisen dieselbe kryptografische Sicherheit auf.Es ändert sich lediglich die Ästhetik und die Art und Weise, wie der Benutzer die Signatur auf dem Bildschirm sieht oder mit ihr interagiert, nicht aber der Grad des Schutzes, den sie für den Inhalt bietet.
Digitales Zertifikat, öffentlicher Schlüssel und ausstellende Stelle
Um eine gültige digitale Signatur zu erstellen, benötigen Sie ein digitales Signaturzertifikat.Dieses digitale Signaturzertifikat ist Ihre elektronische „ID“: Es enthält Ihre Identifikationsdaten und den öffentlichen Schlüssel, mit dem Ihre Signatur verifiziert wird. Ohne Zertifikat fügen Sie lediglich ein Bild Ihrer Signatur ein, ohne jegliche kryptografische Garantie.
Digitale Zertifikate werden von sogenannten Zertifizierungsstellen (CAs) ausgestellt.Diese Zertifizierungsstellen (CAs) fungieren als eine Art Notar in der digitalen Welt. Sie überprüfen Ihre Identität, stellen Ihnen ein Zertifikat aus, signieren es mit ihren eigenen Schlüsseln und führen außerdem Sperrlisten, um anzuzeigen, welche Zertifikate abgelaufen oder widerrufen wurden.
In der Praxis gibt es zwei Hauptwege, um ein Zertifikat zu erhalten.: auf eine kommerzielle oder offizielle ausstellende Stelle zurückgreifen (einschließlich Microsoft-Partner oder Anbieter wie DigiCert, die das Zertifikat auf einem physischen Token liefern) oder Zertifikate verwenden, die intern von einem Unternehmen, einer Organisation oder einer Institution ausgestellt werden, was in Unternehmens- und öffentlichen Verwaltungsumgebungen sehr üblich ist.
Zertifikate haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer, in der Regel ein bis drei Jahre.Je nach Art und Aussteller haben Zertifikate eine begrenzte Gültigkeitsdauer und müssen erneuert oder durch ein neues ersetzt werden. Wenn Sie versuchen, mit einem abgelaufenen Zertifikat zu signieren, kennzeichnen Office-Anwendungen und PDF-Reader die Signatur als ungültig oder zeigen Sicherheitswarnungen an.
In einigen Fällen ist es möglich, „selbstsignierte“ Zertifikate zu generieren. Diese Zertifikate sind für Testzwecke oder sehr spezifische interne Anwendungen gedacht, beispielsweise innerhalb des Systems oder Browsers selbst. Sie ermöglichen es Ihnen, die digitale Signatur selbst zu testen. Da sie jedoch nicht von einer vertrauenswürdigen Drittpartei stammen, erhalten die Empfänger Warnungen, dass die Signatur nicht von einer anerkannten Zertifizierungsstelle (CA) bestätigt wird.
Garantien, die durch eine digitale Signatur in Office gegeben werden
Eine korrekt konfigurierte digitale Signatur in Word, Excel oder PowerPoint Es handelt sich nicht nur um „eine kleine Zeichnung“ auf dem Dokument, sondern es werden mehrere technische und rechtliche Garantien geboten, die von entscheidender Bedeutung sind, wenn es um Geld, personenbezogene Daten oder Verantwortlichkeiten geht.
Die erste Garantie ist die Echtheit.Das System kann bestätigen, dass der Unterzeichner tatsächlich derjenige ist, für den er sich ausgibt, da nur diese Person (oder Organisation) Zugriff auf den privaten Schlüssel des zum Signieren verwendeten Zertifikats hat. Der Empfänger kann nach dem Öffnen der Datei diese Identität überprüfen und feststellen, ob der Unterzeichner vertrauenswürdig ist.
Das zweite ist die Integrität des Inhalts.Beim Signieren wird ein kryptografischer Hash des gesamten Dokuments berechnet und der Signatur zugeordnet. Wird die Datei später verändert – selbst nur um ein einzelnes Leerzeichen –, berechnet das Programm beim Öffnen den Hash neu, stellt fest, dass er nicht übereinstimmt, und kennzeichnet die Signatur als ungültig oder verändert. Die Integrität der Inhalte ist in Arbeitsabläufen mit Makros oder Unternehmensvorlagen unerlässlich.
Die dritte Garantie ist die Nichtabstreitbarkeit.Anders ausgedrückt: Der Unterzeichner kann später nicht abstreiten, das betreffende Dokument unterzeichnet zu haben. Wurde ein Zertifikat verwendet, das mit einer Person oder Organisation verknüpft ist und der private Schlüssel nicht kompromittiert wurde, dient die Signatur als Beweis für deren Beteiligung.
Schließlich sind viele digitale Signaturen mit einer zeitlich begrenzten Zertifizierung verbunden.Bei Verwendung eines Zeitstempelservers wird die Signatur mit einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit verknüpft, die von einer sicheren Zeitquelle bereitgestellt werden. Dadurch lässt sich nachweisen, dass das Dokument zu diesem Zeitpunkt existierte und signiert wurde, selbst wenn das Zertifikat des Unterzeichners später abläuft.
Anforderungen an eine gültige digitale Signatur
Damit eine digitale Signatur in Office als zuverlässig gilt Das System prüft eine Reihe grundlegender Bedingungen. Im Fehlerfall erhält der Benutzer in der Regel eine gelbe oder rote Warnung, die auf Probleme mit der Signatur oder dem Zertifikat hinweist.
Erstens muss die Signatur kryptografisch korrekt sein.Anders ausgedrückt: Die Datei darf seit ihrer Signierung nicht verändert worden sein, und das Programm muss die Signatur mithilfe des öffentlichen Schlüssels des Zertifikats überprüfen können. Wurde das Dokument verändert, ist die Signatur ungültig und verliert ihre Gültigkeit.
Es ist außerdem unerlässlich, dass das Zertifikat gültig ist.Ist das Zertifikat abgelaufen oder auf einer Sperrliste aufgeführt, wird die Signatur mit wichtigen Warnhinweisen angezeigt, da nicht sichergestellt werden kann, dass der Unterzeichner noch die Kontrolle über diese Identität hat.
Eine weitere Voraussetzung ist, dass der Herausgeber oder Unterzeichner vertrauenswürdig ist. für das Team, das das Dokument öffnet. In der Geschäftswelt kennzeichnen viele Organisationen die Zertifikate bestimmter Lieferanten oder interner Abteilungen als vertrauenswürdig, sodass von ihnen unterzeichnete Dokumente ohne Vorwarnung validiert werden.
Schließlich muss das zur Signatur gehörende Zertifikat von einer akkreditierten ausstellenden Stelle stammen. oder von einer Public-Key-Infrastruktur (PKI), die das System als vertrauenswürdig einstuft. Ist das Zertifikat selbstsigniert oder stammt es von einer unbekannten Zertifizierungsstelle, kann das System es zwar signieren, zeigt aber eine Warnung an, dass es die Herkunft nicht durch einen unabhängigen Dritten verifizieren kann.
Microsoft Office-Dokumente signieren und schützen
Mit Office können Sie Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen signieren. auf zwei Arten: mit einer sichtbaren Signatur (Signaturzeile mit Name, Bild oder Siegel) oder mit einer unsichtbaren digitalen Signatur, die das Erscheinungsbild des Dokuments nicht verändert, es aber als signiert kennzeichnet und Änderungen verhindert.
Eine sichtbare Signatur wird in der Regel dann verwendet, wenn es wichtig ist, dass der Leser die Signatur deutlich erkennen kann. an einer bestimmten Stelle im Dokument, wie es bei einer handschriftlichen Unterschrift auf Papier der Fall wäre. Dies ist üblich bei Verträgen, Budgets, Zertifikaten oder Protokollen, wo es wichtig ist, eindeutig festzustellen, wer seine Zustimmung erteilt hat.
Die unsichtbare Signatur hingegen ist ideal, wenn Sie den Inhalt schützen möchten. Ohne Änderung des Designs: Berichte, Unternehmensvorlagen, Vertragsmuster, Präsentationen mit festem Design usw. Office fügt oben einen Hinweis hinzu, dass das Dokument signiert ist, und kann es in den schreibgeschützten Zustand umwandeln.
In modernen Versionen von Microsoft 365 und Office Die Signaturinformationen werden im Menüband „Datei“ unter „Informationen“ verwaltet. Dort finden Sie Optionen wie „Dokument schützen“, „Arbeitsmappe schützen“ oder „Präsentation schützen“, die Ihnen Zugriff auf die Funktion „Digitale Signatur hinzufügen“ und die Verwaltung vorhandener Signaturen ermöglichen.
Wenn ein Dokument bereits digital signiert istDie Schaltfläche „Signaturen“ befindet sich üblicherweise am unteren Rand des Fensters oder in einem Signaturfeld an der Seite. Dort können Sie sehen, wer wann mit welchem Zertifikat unterschrieben hat und ob die Signatur noch gültig ist oder durch spätere Änderungen beeinträchtigt wurde.
So fügen Sie eine sichtbare Signatur in Word und Excel hinzu
Wenn Ihre Unterschrift so aussehen soll, als ob sie auf einem Papierdokument stündeAm bequemsten ist die Verwendung der Word- und Excel-Version. Dadurch wird im Dokument ein Feld angezeigt, in dem der Unterzeichner seinen Namen eintragen, ein Bild seiner Unterschrift einfügen oder auf Touchscreens mit einem digitalen Stift unterschreiben kann.
Der typische Ablauf ist einfachÖffnen Sie zunächst Ihr Word-Dokument oder Ihre Excel-Tabelle und platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Signaturzeile erscheinen soll. Wählen Sie anschließend auf der Registerkarte „Einfügen“ in der Gruppe „Text“ die Option „Signaturzeile“ aus.
Dadurch öffnet sich ein Fenster mit den Einstellungen für die Signaturzeile. In diesem Abschnitt können Sie den Namen, die Position und die E-Mail-Adresse des Unterzeichners festlegen sowie angeben, ob Kommentare nach der Unterzeichnung zulässig sind. Sie können außerdem auswählen, ob das Datum neben der Unterschrift angezeigt werden soll.
Sobald die Unterschriftenzeile eingefügt ist, kann der Verfasser oder der Empfänger des Dokuments dieses unterschreiben. Sie können mit der rechten Maustaste auf die Zeile klicken und die Option „Signieren“ auswählen. Anschließend bieten Word oder Excel verschiedene Möglichkeiten: Sie können den Namen eingeben, ein Bild der handschriftlichen Unterschrift auswählen oder diese direkt zeichnen, sofern Ihr Gerät dies zulässt.
In diesem Schritt wird auch das digitale Zertifikat ausgewählt. Dieses Zertifikat wird zum Signieren verwendet. Im Signaturdialogfeld werden Felder wie „Signieren als“ und „Ausgestellt von“ angezeigt. Dort können Sie überprüfen, ob das richtige Zertifikat ausgewählt ist. Falls nicht, klicken Sie auf „Ändern“, um ein anderes auf Ihrem Computer installiertes Zertifikat auszuwählen, oder lesen Sie die Anleitung zur Verwaltung digitaler Zertifikate, falls Sie Fragen haben.
So signieren Sie Word, Excel und PowerPoint mit einer unsichtbaren digitalen Signatur.
Wenn Sie das Dokumentendesign nicht durch eine sichtbare Signaturzeile verändern möchtenSie können die sogenannte unsichtbare digitale Signatur verwenden, die in Unternehmensvorlagen und Präsentationen, bei denen auf Ästhetik geachtet wird, weit verbreitet ist.
Die Vorgehensweise ist in Word, Excel und PowerPoint ähnlich.Öffnen Sie die Datei, wechseln Sie zum Menüpunkt „Datei“, um die Backstage-Ansicht aufzurufen, und vergewissern Sie sich, dass Sie sich im Informationsbereich befinden. Dort sehen Sie je nach Dateityp die Schaltfläche „Dokument schützen“, „Arbeitsmappe schützen“ oder „Präsentation schützen“.
In diesem Menü wählen Sie die Option „Digitale Signatur hinzufügen“.Das Programm zeigt eine Meldung an, die erklärt, dass eine Signatur hinzugefügt wird und dass jede Änderung diese nach der Signatur ungültig machen kann. Nach der Bestätigung erscheint das Dialogfeld „Signieren“.
In diesem Feld können Sie die Art der Verpflichtung auswählen. Geben Sie beispielsweise eine Bestätigung („Ich habe dieses Dokument geprüft“ oder „Ich stimme diesem Inhalt zu“), den Grund für die Unterzeichnung und, falls Sie mehrere Zertifikate besitzen, das gewünschte aus. Sobald alles vorbereitet ist, klicken Sie einfach auf „Signieren“.
Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird die Datei als signiert markiert. In vielen Konfigurationen wird das Dokument schreibgeschützt, um nachträgliche Änderungen zu verhindern. Der Benutzer sieht oben eine Benachrichtigung, die darauf hinweist, dass das Dokument gültige Signaturen enthält, und kann die Details im Signaturbereich einsehen.
Verwendung von Dokumentensignaturzertifikaten in Office und PDF
Zusätzlich zu den üblichen persönlichen ZertifikatenEs gibt spezielle Zertifikate für die Dokumentensignatur, die von Anbietern wie DigiCert ausgestellt werden und häufig auf einem physischen Datenträger (z. B. einem USB-Stick) geliefert werden. Diese Zertifikate sind speziell für die professionelle Dokumentensignatur konzipiert.
Die Anwendung ist sehr einfach.Sobald die Bestellung abgeschlossen ist, erhalten Sie den Token mit dem installierten oder installationsbereiten Zertifikat. Verbinden Sie ihn anschließend einfach mit Ihrem Computer und wählen Sie beim Signieren mit Word, Adobe Reader, OpenOffice oder LibreOffice das entsprechende Zertifikat im Dialogfeld aus.
In Adobe Reader können Sie beispielsweise unterschreiben, ohne die kostenpflichtige Version zu benötigen.Öffnen Sie die PDF-Datei, wählen Sie in der Seitenleiste „Weitere Tools“ und anschließend „Zertifikate“. Über dem Dokument erscheint eine Symbolleiste mit der Option zum digitalen Signieren.
Durch Anklicken dieser Option verwandelt sich der Cursor in ein Kreuz. Um den Bereich für die sichtbare Signatur festzulegen, öffnet sich ein Fenster zur Auswahl des Signaturzertifikats. Eine Signaturvorschau wird angezeigt. Nach Bestätigung und Speichern des Dokuments wird die Signatur in die PDF-Datei eingebettet.
In OpenOffice und LibreOffice ist der Mechanismus sehr ähnlich.Öffnen Sie das Dokument in Writer, gehen Sie auf „Datei“ und wählen Sie „Elektronische Signaturen“. Klicken Sie anschließend auf „Dokument signieren“, wählen Sie das Zertifikat aus, und das Programm registriert die Signatur. Jegliche spätere Änderung führt automatisch zur Ungültigkeit der Signatur.
Handschriftliche Unterschriften als Bilder und ihre Beziehung zu digitalen Signaturen
Ein sehr gängiger Ansatz besteht darin, die handschriftliche Unterschrift als Bild zu verwenden. In Word, Excel oder sogar Photoshop. Obwohl es nicht die gleichen Garantien wie eine digitale Signatur mit Zertifikat bietet, kann es in weniger formellen Kontexten oder zur persönlicheren Gestaltung eines Dokuments nützlich sein.
Die Idee ist einfach: Man unterschreibt ein Blatt Papier, scannt es ein oder fotografiert es. Sie speichern das Bild in einem gängigen Format wie JPG, PNG, GIF oder BMP. Anschließend öffnen Sie das Bild in Word, schneiden es so zu, dass nur die Unterschrift übrig bleibt, und speichern es erneut als separate Datei, um es bei Bedarf wiederzuverwenden.
Wenn Sie befürchten, dass der Hintergrund des Fotos nicht mit dem Weiß des Dokuments übereinstimmtSie können das Bild in einem Programm wie Adobe Photoshop bearbeiten. Durch Anpassen der Farbkurven können Sie das Weiß des gescannten Papiers an das Weiß des Dokuments anpassen oder sogar Füllmethoden wie „Multiplizieren“ verwenden, um die Unterschrift so aussehen zu lassen, als wäre sie tatsächlich auf dem Papier geschrieben.
Sobald Sie das bearbeitete Bild haben, fügen Sie es einfach in Word, Excel oder PowerPoint ein. Über „Einfügen > Bilder“ platzieren Sie das Bild an der gewünschten Stelle. Sie können es mit der Office-Signaturzeile kombinieren, um neben der handschriftlichen Darstellung auch einen formalen Signaturablauf zu erzielen.
Nun, aus rechtlicher und sicherheitstechnischer Sicht Ein einfaches Bild, das in eine Datei eingefügt wird, lässt sich leicht kopieren und wiederverwenden. Deshalb betrachten viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen es nicht als gleichwertig mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur, die auf einem Zertifikat oder einem elektronischen Ausweis basiert, insbesondere wenn es um erhebliche rechtliche Verantwortung geht.
Office-Dokumente online mit Drittanbieterdiensten signieren
Wenn Sie sich nicht mit auf Ihrem Computer installierten Zertifikaten herumschlagen möchten Oder falls Sie ein Gerät verwenden, auf dem Sie keine Administratorrechte besitzen, gibt es Webtools, mit denen Sie Word-, Excel-, PowerPoint- oder PDF-Dokumente schnell signieren können.
Ein Beispiel hierfür sind Dienste wie Aspose.Mit diesen Tools können Sie eine Word-Datei in Ihren Browser hochladen und eine Signatur per Zeichnung, Text oder Bild hinzufügen. Sie können das Dokument auf die Website ziehen, den Signaturtyp auswählen und Farbe oder Stil anpassen, bevor Sie es einbetten.
Nach dem Hinzufügen der Signatur ermöglicht das System das Herunterladen des signierten Dokuments. oder einen Download-Link generieren, der zum Schutz der Privatsphäre nur für eine begrenzte Zeit, in der Regel 24 Stunden, aktiv bleibt. Diese Dienste unterstützen oft auch andere Formate: DOT, DOCM, ODT, DOTX, OTT und ähnliche.
Ein weiterer beliebter Dienst ist SignWell.Es bietet eine kostenlose Version mit einer begrenzten Anzahl an Signaturen pro Monat. Sie ermöglicht das Signieren von Office-Dokumenten und PDFs sowie von Bildern und lässt sich in Tools wie Gmail, Slack, Dropbox und andere Kollaborationsplattformen integrieren.
Der große Vorteil dieser Dienstleistungen liegt in ihrer Bequemlichkeit.Sie können Ihre Signatur einmalig definieren (durch Zeichnen, Eintippen oder Hochladen eines Bildes) und sie anschließend in verschiedenen Online-Dokumenten wiederverwenden, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen. Das System führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und kann auch Signaturen für andere Personen verwalten.
Der größte Nachteil ist die Identitätsprüfung.In vielen Fällen sind diese Lösungen nicht mit einem digitalen Zertifikat einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle verknüpft. Das bedeutet, dass jeder Ihre Unterschrift fälschen könnte, der Zugriff auf Ihr Konto oder Gerät hat. Aus diesem Grund akzeptieren einige Unternehmen und Behörden diese Art von Signatur nicht für sensible Transaktionen.
PDF signieren und zurück in Office-Formate konvertieren
Eine weitere weit verbreitete Strategie ist die direkte Bearbeitung von PDF-Dateien.Viele Tools, wie beispielsweise Adobe Acrobat (einschließlich kostenloser Versionen mit einigen Funktionen) oder fortgeschrittene PDF-Viewer, bieten eine Option namens „Ausfüllen & Unterschreiben“ an, die den Vorgang erheblich vereinfacht.
Üblicherweise wird das Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument zunächst in eine PDF-Datei exportiert.Sie können die Datei entweder als PDF speichern oder die Druckfunktion eines PDF-Treibers verwenden. Öffnen Sie die Datei anschließend in Ihrem bevorzugten Anzeigeprogramm und rufen Sie die Signaturfunktion auf.
Unter „Ausfüllen und unterschreiben“ können Sie zwischen dem Schreiben Ihres Namens wählen. (Das Programm erstellt eine typografische Signatur.) Zeichnen Sie die Signatur mit der Maus, einem Stift oder dem Finger oder laden Sie ein Bild Ihrer eingescannten Signatur hoch. Klicken Sie anschließend einfach auf die gewünschte Stelle und passen Sie die Größe an.
Sobald die PDF-Datei signiert ist, speichert man sie normalerweise unverändert. Sie können die Datei direkt als endgültige Version verwenden. Sollten Sie aus irgendeinem Grund wieder das Word-, Excel- oder PowerPoint-Format benötigen, können Sie Online-Tools wie ILovePDF oder andere Konvertierungswebseiten nutzen, um aus der PDF-Datei eine bearbeitbare Datei zu erstellen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass beim Zurückkonvertieren Einige der ursprünglichen Formatierungs- oder Sicherheitsmerkmale können verloren gehen, und die digitale Signatur selbst kann mit der PDF-Datei und nicht mit dem resultierenden Office-Dokument verknüpft sein, sodass sie nicht als dieselbe technische Signatur angesehen wird.
So entfernen Sie digitale Signaturen in Word, Excel und PowerPoint
Manchmal wählt man möglicherweise das falsche Zertifikat aus.Beispielsweise kann es vorkommen, dass man versehentlich einen Entwurf signiert oder ein bereits signiertes Dokument neu erstellen muss. In solchen Fällen lässt sich die digitale Signatur entfernen, egal ob sichtbar oder unsichtbar. Dies beeinträchtigt jedoch die Gültigkeit der Datei.
Wenn es sich um eine sichtbare Unterschrift auf einer Unterschriftenzeile handelt Öffnen Sie in Word oder Excel einfach das Dokument, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile und wählen Sie „Signatur entfernen“. Das Programm zeigt eine Bestätigungsmeldung an. Wenn Sie diese bestätigen, wird die Signatur aus der Datei entfernt.
Wenn wir über unsichtbare digitale Signaturen sprechenDie Vorgehensweise beginnt mit dem Menüpunkt „Datei“. Öffnen Sie das Dokument, die Tabelle oder die Präsentation, gehen Sie zu „Datei“ > „Informationen“ und klicken Sie auf „Signaturen anzeigen“. Dadurch wird das Signaturfenster geöffnet, in dem alle angewendeten Signaturen aufgelistet sind.
Auf diesem Bedienfeld sehen Sie neben jeder Unterschrift einen Pfeil.Wenn Sie die Option erweitern, finden Sie die Option „Signatur entfernen“. Auch hier werden Sie vom Programm um Bestätigung gebeten; nach der Bestätigung verschwindet die Signatur und das Dokument befindet sich wieder im unsignierten Zustand, sodass Sie es uneingeschränkt bearbeiten können.
Es ist wichtig zu verstehen, dass das Löschen einer Unterschrift rechtliche Konsequenzen hat. In bestimmten Kontexten liegt dies daran, dass das Dokument nicht mehr durch den Nachweis seiner Integrität und Authentizität belegt ist. Wurde die Datei als Beweismittel verwendet oder hat sie vertraglichen Wert, empfiehlt es sich, auch die originale, unterzeichnete Version aufzubewahren.
Rechtsgültigkeit der verschiedenen Unterschriftsformen
Das grundlegende Problem, wenn wir über digitale Signaturen sprechen Entscheidend ist die rechtliche Gültigkeit. Das Einfügen einer eingescannten Unterschrift in Photoshop ist nicht dasselbe wie die Verwendung eines von einer anerkannten Behörde ausgestellten Zertifikats oder des elektronischen Personalausweises in Spanien.
Signaturen auf Basis digitaler Zertifikate oder elektronischer Ausweise Je nach Zertifikatstyp und verwendetem Speichermedium für den Schlüssel gelten diese Signaturen allgemein als fortgeschrittene oder sogar qualifizierte elektronische Signaturen. Sie genießen hohe Rechtssicherheit und sind in vielen Verfahren mit einer herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift vergleichbar.
Im Gegensatz dazu wird eine Unterschrift in einem Programm eingescannt oder gezeichnet. Es besitzt einen deutlich geringeren Beweiswert. Es lässt sich relativ leicht in ein anderes Dokument kopieren und einfügen, und im Falle eines Rechtsstreits ist es schwieriger nachzuweisen, dass es nicht manipuliert wurde. In Spanien beispielsweise wird es zwar als Indizienbeweis akzeptiert, hat aber nicht dieselbe Beweiskraft wie eine ausgereifte elektronische Signatur mit gültigem Zertifikat.
Die Unterschriften wurden über einige allgemeine Online-Dienste übermittelt. Sie liegen meist irgendwo dazwischen. In vielen Alltagssituationen sind sie ausreichend, insbesondere wenn die Parteien einander vertrauen und das Risiko gering ist. Bei Kontakten mit Behörden, Finanztransaktionen oder wichtigen Verträgen sind jedoch häufig ein digitales Zertifikat, ein elektronischer Personalausweis (DNIe) oder Lösungen gemäß der eIDAS-Verordnung erforderlich.
Letztendlich geht es bei der Wahl der Signiermethode für ein Office-Dokument darum, wie man es unterschreibt. Es empfiehlt sich, den benötigten Grad an Sicherheit und Rechtsgültigkeit zu ermitteln: Für den internen Gebrauch oder Dokumente mit geringer Verantwortung können einfache Lösungen ausreichen, während für wichtige Verträge, Ausschreibungen oder offizielle Mitteilungen die Verwendung vertrauenswürdiger Zertifikate und die Integration der digitalen Signatur in Word, Excel, PowerPoint oder PDF auf vollständig nachvollziehbare Weise empfohlen wird.
Lernen Sie die verschiedenen Möglichkeiten kennen, Office-Dokumente mit digitalen Zertifikaten zu signieren und zu schützen. Es ermöglicht Ihnen, Drucker und Scanner endgültig aufzugeben, effizienter zu arbeiten und vor allem sicherzustellen, dass das, was Sie senden und empfangen, seine Authentizität und Integrität behält, mit einem auf die jeweilige Art des Vorgangs abgestimmten Garantieniveau und ohne dabei auf ein gutes Benutzererlebnis zu verzichten.
